Gewapend met een computer, tablet, vaste telefoon en mobiele telefoons, kunnen we ons dagelijks werk prima doen. Steeds meer maken we gebruik van handige cloud applicaties, zoals evernote, dropbox, salesforce, office 365 en heel veel anderen. Maar er zit ook een keerzijde aan al deze fantastische devices en applicaties. De beheerbaarheid en – wellicht belangrijker – de bereikbaarheid, productiviteit en samenwerking binnen uw organisatie. Want hoe gaan al deze middelen bijdragen aan efficiëntie binnen uw organisatie en tevreden klanten?
Bereikbaarheid
Al deze mogelijkheden zorgen ervoor dat medewerkers wel over verschillende middelen beschikken, maar dat deze steeds meer ad-hoc worden ingezet om ons werk te doen. Natuurlijk is iedereen bereikbaar op z’n mobiele nummer, maar het is wel een beetje old-school dat mensen niet gewoon altijd en overal bereikbaar zijn op 1 nummer. Voor klanten zou dit wel zo klantvriendelijk zijn, maar ook voor medewerkers zou het handig zijn als ze snel via computer, telefoon en mobiel even snel een collega kunnen bellen zonder het hele arsenaal aan nummers, mailadressen en chatboxes af te werken. Datzelfde geldt voor conferencing. Vaak zijn er wel middelen beschikbaar (Skype, Skype for business, Lync, Goto Meeting etc), maar vaak zijn deze weer net niet geïntegreerd met andere werkplekfactoren, waardoor het – los van de professionaliteit – net niet samenwerkt met andere middelen om in een conference call goed samen te werken. De bereikbaarheid wordt door de vele mogelijkheden eigenlijk steeds lastiger. Moet een klant nu mailen, chatten, vast bellen, mobiel bellen of toch toch maar beter een terugbelverzoek achterlaten of de voicemail inspreken?
Productiviteit
In een productieve organisatie kunnen mensen intern goed en efficient samenwerken en kennis delen. En medewerkers kunnen professioneel communiceren en samenwerken met klanten om de klant steeds weer te bevestigen dat de keuze voor uw organisatie de juiste is. Maar hoe draagt uw ICT bij aan slimme manieren van werken waardoor mensen meer uit hun werkdag kunnen halen? Vaak zijn discussies over de werkplekomgeving erg technisch van aard. Maar zou het niet geweldig zijn als mensen niet alleen altijd en overal kunnen werken, maar vooral ook altijd en overal kunnen SAMENwerken! Dan is het wellicht helemaal niet handig om allerlei cloudapplicaties door elkaar te gebruiken, maar juist een slimme selectie te maken van applicaties, waarin mensen kennis kunnen delen, elkaars bestanden kunnen vinden en tegelijkertijd samen aan een document kunnen werken. Dan is het wel een voorwaarde dat alle documenten op één plek staan en er slimme technologie voor handen is om informatie vindbaar te maken.
Samenwerking
Zoals gezegd is goed samenwerken meer dan een scala aan applicaties en devices beschikbaar stellen. Het is belangrijker goed na te denken hoe documenten vindbaar zijn voor betrokken medewerkers en hoe collega’s en klanten slimmen gezamenlijk tot resultaten kunnen komen. Dit vraagt om handige mogelijkheden op de werkplek om snel en zonder drempels te kunnen communiceren, kennis te delen en te produceren. Kortom: om een uitgekiende werkplek, waarin samenwerken, communiceren en produceren goed geregeld is. Of iemand nu op het werk is, thuis of elders.
Centraliseren en professionaliseren
Het credo voor een functionele werkplek is dan ook om een werkplekomgeving te organiseren, waarmee mensen met volle focus op hun primaire activiteiten kunnen collaboreren met anderen. Of dit nu klanten zijn, (toe)leveranciers of collega’s. Daarvoor is het belangrijk om communicatie en samenwerkingstools te centraliseren. Niet meer een scala aan losstaande handige middelen, maar een uitgekiende set met functionaliteit waarmee je snel, eenvoudig en professioneel kunt overleggen, creëren en beslissen. Uw collega’s zullen hier veel tijd mee besparen en de klant zal u waarderen om uw pragmatische manier van werken.
Onze visie op de werkplek
Los van of u voorkeur heeft voor cloudoplossingen of een ‘eigen’ oplossing, vinden wij dat een goede werkplek een aantal zaken gemeen heeft:
- Een werkplek bestaat niet alleen uit techniek, maar vooral uit bereikbaarheid, functionaliteit, productiviteit en slim samenwerken.
- Medewerkers zijn op 1 nummer bereikbaar. Los van waar ze zijn en achter welk apparaat ze zitten.
- Mensen kunnen elkaars kennis en documenten snel en eenvoudig terugvinden, dit scheelt veel tijd aan zoeken en herproductie van zaken die er eigenlijk al waren
- De werkplek moet tijd besparen en geen tijd kosten. Daarom vinden wij dat een werkplek zo georganiseerd moet worden dat mensen heel eenvoudig bij middelen kunnen die hen functioneel helpt meer uit de dag te halen. Niets meer, niets minder.
- Medewerkers hoeven niet perse altijd in de auto te stappen en naar een klant te rijden. Ook voor een klant kan het veel tijd besparen en veel efficiënter werken om ‘online’ te overleggen. Zorg voor goede middelen om dit te realiseren. En uiteraard ook voor intern gebruik tussen collega’s.
- Zorg voor een zo klein mogelijk aantal applicaties, die breed gedragen worden binnen de organisatie en die bijdragen aan een hoge productiviteit. Waar applicaties ook staan (cloud of on-premise), zorg dat gebruikers hier direct en gemakkelijk bij kunnen.
- De organisatie van de werkplek moet zo eenvoudig mogelijk gebeuren zonder veel omkijken te hebben naar beheer, licenties, technische middelen en maatregelen en zonder lastige regels voor gebruikers.
Is dat niet een beetje utopisch?
Vindt u dat bovenstaande een schaap met vijf poten is? Of heeft u het gevoel dat het allemaal wat gemakkelijk klinkt maar in de praktijk veel lastiger is? Wij denken dat het meevalt. Om bovenstaande punten aan de voorkant goed te organiseren hebben we OneDesk Mobile ontwikkeld, waarin deze punten geregeld zijn. Binnen dit concept zijn de volgende zaken geregeld en heeft u geen omkijken naar technische zaken, licenties en extra activiteiten:
- Gebruikers dashboard om vanaf ieder willekeurig device bij alle gekozen applicaties te kunnen (zowel op uw locatie als in de cloud)
- De bekende office applicaties (Word, Excell, Powerpoint, Publisher, Outlook), die op vijf verschillende devices geïnstalleerd mogen worden. Daarnaast kan op computers van derden online worden gewerkt met deze applicaties.
- Opslag van persoonlijke en zakelijke data inclusief tooling om snel en gericht informatie van uzelf en van anderen te vinden
- Applicaties om (tegelijkertijd) samen te werken aan documenten, en online te overleggen inclusief audio/video conferencing
- Applicaties om in teams samen te werken en elkaar op de hoogte te houden van nuttige informatie en voortgang
- Mensen op 1 nummer bereikbaar op computer, vast, mobiel, tablet
- Onbeperkt vast en mobiel bellen en 4G data
- Integratie van telefonie in de werkplek (bellen vanuit applicaties)
- Beheer, updates en support
Wilt u eens doorpraten over de mogelijkheden van een dergelijk concept, of wilt u zelf een soortgelijk concept samenstellen en beheren? Wij helpen u graag met het maken van slimme keuzes waardoor u meer productiviteit uit uw organisatie haalt. En waarschijnlijk een stuk goedkoper dan uw huidige werkplekken (voor meer informatie over OneDesk Mobile klik hier)
Of maak een afspraak en wij laten u graag zien hoe de werkplek met geïntegreerde telefonie eruit ziet.
