Na vele gesprekken bij legio MKB bedrijven valt ons op dat IT vaak overeenkomstige uitdagingen heeft, waarbij vooral opvalt dat:
- Er geen plan aanwezig is wat er nou precies van IT wordt verwacht
- Hele standaard zaken te moeilijk worden aangevlogen, waardoor er onvoldoende kwaliteit wordt bereikt en de kosten te hoog zijn
- Er teveel wordt gestuurd op kosten en techniek en te weinig op het gewenste resultaat
In deze blog willen we u graag deelgenoot maken van onze bevindingen, in de hoop dat u er uw voordeel mee kunt doen.
Maak een foto van de toekomst
Wat ons het meeste opvalt als het gaat om automatisering binnen MKB – onze definitie is tussen de 20 en enkele honderden werkplekken – is dat er bijna nooit een duidelijk plan ligt wat er van IT wordt verwacht. Daarbij doel ik niet op een dik traditioneel technisch hoogstandje, maar wel op een plan waarin het ambitieniveau wordt uitgesproken en wordt vastgelegd hoe IT daadwerkelijk kan bijdragen aan de bedrijfsprocessen en welke doelstellingen hier voor de komende jaren aan gehangen worden. Door het ontbreken van zulke plannen worden veel keuzes gemaakt op basis van kosten en technisch aanwezige kennis. En dat is jammer, omdat er daarbij dus te weinig gebruikt wordt gemaakt van kwalitatieve doelstellingen waarmee een organisatie écht het onderscheid kan maken door gebruik te maken van de mogelijkheden van IT.
Onze tip is dan ook: maak een plan waarin u vastlegt wat IT moet bijdragen aan de organisatiedoelstellingen en hang hier zoveel mogelijk meetbare doelstellingen aan. Als u weet waar u functioneel naartoe wilt, wordt het veel eenvoudiger om te kijken wat u daarvoor nodig heeft en hoe u dit het beste kunt inrichten. En, veel belangrijker, kunt u het allerbeste uit IT halen om echt te profiteren.
Keep IT simple
Veel MKB bedrijven maken het zichzelf nog te lastig door zelf allerlei zaken te regelen die volledig functioneel af te nemen zijn vanuit de cloud. Vaak gaat dan de discussie over bijvoorbeeld Office 365, waarbij office, mail, agenda, communicatie en samenwerking prima geregeld zijn. Als tegenargument wordt dan vaak geopperd: ik heb office licenties en als ik niets doe ben ik dus veel goedkoper uit. Daar staat dan wel tegenover dat zo’n bedrijf flink investeert in Exchange functionaliteit, fileserver, back-up en ondersteuning van werkplekken. En als je deze tijd, investeringen en fte’s uitrekent laat het sommetje vaak een hele andere uitkomst zien.
Ons motto is: houd het simpel en gebruik de standaarden die er zijn. Natuurlijk blijven er vaak uitdagingen waarvoor creatieve oplossingen nodig zijn, maar doe dit alleen waar dat nodig is. Het zal u veel hoofdpijn en vervelende rekeningen schelen.
Stop met hokjesdenken
In het MKB zien we dat veel organisaties al zijn overgestapt op Office 365. Ook is het aantal bedrijven dat met hosted voice belt goed vertegenwoordigd. Toch hebben veel van deze bedrijven nog wel de uitdaging om het gebruik van de werkplek nog eenvoudiger te maken. Door bijvoorbeeld ervoor te zorgen dat er functioneel geen verschil meer is tussen vast en mobiel bellen, maar ook door ervoor te zorgen dat de computer volledig samenwerkt met telefonie. Dus dat Skype for business samenwerkt met de telefoon en dat je vanaf je computer kunt bellen en gebeld kan worden. En dat allemaal op 1 nummer. Pas dan ervaar je een werkplek die altijd en overal werkt en krijg je alles wat je nodig hebt vanuit één simpel te gebruiken oplossing. En het is voor de klant ook nog eens veel gemakkelijker om je te bereiken.
Daarnaast kan de werkplek ook flink vereenvoudigd worden door overal gemakkelijker bij te kunnen. Dus niet meer allerlei links naar online applicaties met dito login’s, maar gewoon 1x inloggen op uw werkplek en vervolgens door een eenvoudig openingsscherm overal bij kunnen.
Meer sturen op gewenste resultaat
IT en telefonie moeten ervoor zorgen dat uw medewerkers hun werk snel, nauwkeurig en klantvriendelijk kunnen uitvoeren. Daar moet dus de focus liggen als het gaat om het inrichten van de werkplek. Wat heeft iedereen hier voor nodig en hoe kunt u mensen goed laten (samen)werken om de productiviteit op te schroeven en de klanttevredenheid te verhogen? Deze vragen zou u op een rijtje moeten zetten en verwerken in het bij punt 1 genoemde plan. Kijkend naar de nieuwe generatie werkplekken heeft een goede werkplek ook belangrijke functie. Deze zogenaamde ‘Screenagers’ zijn gewend om op andere manieren samen te werken, liefst vrij te zijn in de keuze van hardware, veel meer online te communiceren en andere manieren van overleg te gebruiken dan de toch wel wat ouderwetse vergaderzaaltjes.
Kortom: een goede werkplek is niet alleen een werkplek die het doet en waar in principe ingrediënten inzitten die men nodig heeft. Een goede werkplek zorgt ervoor dat mensen sneller, beter en leuker hun werk kunnen doen.
Wilt u meer weten over een werkplek waarin functionele IT, telefonie en alle moderne mogelijkheden van online vergaderen samenkomen? Kijk eens bij OneDesk Mobile. Maar begin uiteraard eens met een goed IT Masterplan.
