Je collega’s zitten een groot deel van hun dag achter een digitale werkplek te werken. En dan is het wel zo fijn dat ze energie krijgen van ee werkomgeving en dat hun creatieve en productieve brein wordt gestimuleerd. Tegelijkertijd is het belangrijk dat mensen betrokken worden bij de organisatie, doelen en wat er allemaal gebeurt. Een moderne werkplek zorgt ervoor dat mensen optimaal gebruik maken van de beschikbare middelen en concreet worden geholpen om hun werk sneller en beter te doen. Om jou te inspireren hebben we op basis van onze learnings in de praktijk de 10 geboden van de digitale werkplek opgesteld. Lees je mee?
1. Een waanzinnige User Experience
Je start ’s morgens je computer op en voila, daar is ie… het bureaublad van Windows of MacOSX. Best jammer, want daar had ook een meer inspirerend openingsscherm kunnen staan in de huisstijl van jouw organisatie. Met sprekende dashboards, bedrijfsnieuws, inspiratie en dingen die relevant zijn voor het werk. Een goede moderne werkplek is eenduidig op elk apparaat en moedigt aan om te werken. Je overziet je belangrijkste doelen, taken en media en komt snel bij de onderdelen die je nodig hebt. Microsoft365 biedt zoveel mogelijkheden (denk aan Delve, Viva Engage maar natuurlijk ook SharePoint en Teams) dat de gebruiker er zelfstandig niet uitkomt. Je zult ze als bedrijf goed moeten faciliteren anders worden ze niet, nauwelijks of misschien verkeerd gebruikt. En dat is zonde, want er worden iedere maand wel licenties betaald voor al dat moois. Hier komen we straks op terug bij punt 7.
2. Een blend van HR, Communicatie, IT en directie
De werkplek wordt traditioneel aangeboden en ingericht door de IT-afdeling. Best logisch omdat deze veel technische componenten bevat. Toch is onze ervaring dat het steeds belangrijker wordt dat voor het lanceren van de werkplek een project wordt gestart met HR, communicatie, IT en directie. In dat project wordt gekeken naar hoe de medewerker optimaal kan worden gefaciliteerd vanuit HR, kan worden betrokken bij het bedrijf en de bedrijfsdoelstellingen en optimaal kan worden geïnformeerd. En uiteraard naar wat er nodig is om de werkplek veilig en optimaal werkend aan te bieden. Van daaruit kan de werkplek worden ontworpen en ingericht.
3. Een gepersonaliseerde omgeving
Niet iedereen werkt met alle applicaties en iemand op het kantoor in Groningen heeft waarschijnlijk andere informatie nodig dan iemand die werkt op het kantoor in Londen (al is het alleen al de taal). Een financiële medewerker wil vast andere informatie dan een communicatie medewerker. En waarschijnlijk is het voor de eerste effectiever om cijfers en grafieken te tonen terwijl de andere liever bruisende content en filmpjes ziet. Het personaliseren van de werkplek zorgt ervoor dat de werkplek persoonlijker, relevanter en leuker wordt. Belangrijke factoren om mensen te betrekken en productief te laten zijn.
4. Betrekken, faciliteren en informeren
Het delen van de laatste orders, projecten waar we met z’n allen trots op zijn, de voortgang van de organisatie en zo meer is natuurlijk superbelangrijk. En waarom daar niet het medium voor gebruiken waar iedereen toch al mee werkt: de werkplek. Via de computer, tablet en telefoon kunnen we collega’s direct op de hoogte houden van de belangrijkste gebeurtenissen, evenementen, organisatiemissie, doelen en realisatie. Daardoor weten mensen waar ‘we’ staan en hoe ze kunnen bijdragen. Vooral ook heel belangrijk voor die medewerkers die regelmatig thuis, onderwerg en bij klanten werken en niet dagelijks op kantoor zijn.
5. The fool is as important as the tool
Veilig werken is een hot topic. En daarbij denken we vaak aan allerlei tools en middelen om data te beschermen en de IT-omgeving veilig te houden. Uit alle security onderzoeken blijkt dat de gebruiker het grootste risico is op ongewenste gebeurtenissen zoal Phishing, Malware, Ransomware en (andere)virussen. Daarom is het belangrijk goed na te denken over bewustwording bij de medewerkers. Je kunt de werkplek nog zo goed technische beveiligen, als mensen zich niet bewust zijn van ongewenste handelingen voorkom je niet dat ‘ongenode gasten’ in je netwerk komen.
6. AVG proof en Secure by Design
Naast bewustwording bij de medewerkers is het dan natuurlijk ook belangrijk om de werkplek en de achterliggende IT-omgeving goed te beveiligen. Door maatregelen als Multi Factor Authenticatie (MFA), maar ook door allerlei middelen die inkomend en uitgaand verkeer controleren en reguleren. En door conditional acces en device management. Al deze maatregelen zitten in een goed werkplekontwerp en worden structureel doorgevoerd op alle werkplekken (lees devices) binnen de organisatie. Houd in dit ontwerp ook rekening met regelgeving als AVG/GDPR en andere wetgeving zoals archiveringstermijnen. Dit kan door data te categoriseren en classificeren en verschillende maatregelen te nemen die voorkomen dat er belangrijke en/of gevoelige persoonsgegevens en bedrijfsdata wordt gelekt.
7. Eenvoud is beter dan twee fout
Een belangrijke voorwaarde voor een goede moderne werkplek is dat deze eenvoudig en eenduidig werkt. Niets is zo vervelend als gebruikers die meer worden belemmerd dan gestimuleerd om hun werk goed te doen. Daarom is het belangrijk als mensen goed hun weg kunnen vinden in de middelen die ze aangereikt krijgen. Een voorbeeld is interne communicatie. Als je hier niet iets voor inricht en aanbiedt, zullen gebruikers zelf op zoek gaan naar kanalen en mogelijkheden. Met als gevolg dat de een Whatsapp gebruikt, de ander Teams, weer een ander mailt alles of stuurt misschien zelfs een sms. Wist je dat je bijvoorbeeld met Viva Engage een intern communicatiekanaal (denk aan Facebook, maar dan specifiek voor jouw bedrijf, vestiging en/of afdeling) kunt maken? Zo kun je met Delve een smoelenboek aanbieden en beschikt Microsoft over tal van mooie gereedschappen om gebruikers te faciliteren.
8. Niet zoeken, maar vinden van informatie
We zoeken soms wat af op een dag. De oorzaak: we weten niet precies waar de informatie staat en we zoeken wellicht net op andere zoekwoorden dan iemand anders de informatie heeft opgeslagen. In een productieve werkplek vindt je informatie heel snel en heel gemakkelijk. Door een zoekmachine in de werkplek te gebruiken die zoekt in alle bronnen van Microsoft365 maar ook in andere (bedrijfs/HR) applicaties wordt de informatie gecentraliseerd en vindt je alles snel en eenvoudig. Een mooi voorbeeld is het zoeken op ‘Verlof’. Deze informatie staat vaak verdeeld over meerdere documenten op meerdere plaatsen. Want bedoel je ouderschapsverlof, vakantie, ziekteverlof of buitengewoon verlof? Een goede zoekfunctie zet het – onafhankelijk van de bron en plaats – centraal in één overzicht. Gewoon zoals we dat al jaren gewend zijn van de internetzoekmachines.
9. Werkplek management en VIP support
Om incidenten en problemen op de werkplek te voorkomen en te garanderen dat iedereen veilig werkt is het belangrijk de werkplek goed te beheren. En ervoor te zorgen dat gebruikers bij vragen snel en goed geholpen worden. Daarbij is het belangrijk dat de werkplek actueel wordt gehouden (patchmanagement, security updates, etc) en dat de servicedesk de gebruiker goed begrijpt. Zo is een printer wellicht niet het belangrijkste IT-component, als de sales offerte geprint naar de klant moet kan deze voor de betreffende verkoper op dat moment bijzonder belangrijk zijn. Empathie, goede communicatie en kennis is belangrijk om de mensen achter de werkplek goed en snel te helpen.
10. Er mag ook gelachen worden
Op kantoor spreken we elkaar. Op de werkplek, bij de koffie, tijdens de lunch en in de wandelgangen. Maar wat nu als je niet altijd op kantoor bent? Dan missen we soms best een hoop informatie, sociale aspecten en die geweldige mop. Op de moderne werkplek is ruimte om belangrijke niet perse werkgerelateerde zaken te delen. De collega die een kindje heeft gekregen, de foto’s van iemand zijn verbouwing thuis, een geweldige mop of een ander onderonsje kun je prima faciliteren. Op die manier wordt de werkplek niet alleen veel leuker, maar ook socialer. En worden mensen toch betrokken bij die dingen die ze allemaal missen als ze even niet op kantoor zijn.
Dus wat maakt een moderme digitale werkplek succesvol
Ontwerp de werkplek niet alleen vanuit IT oogpunt, maar zeker ook vanuit het perspectief van de gebruiker. Zorg voor een geweldige gebruikerservaring en houd mensen op de hoogte van relevante zakelijke maar ook van leuke dingen. By design is de werkplek veilig en is deze zo ingericht dat deze technisch inspeelt op regelgeving. Met goed beheer wordt de werkplek up-to-date gehouden en heel prettig ondersteund bij vragen. Train de medewerkers op technische gevaren en maak ze bewust wat ze wel en niet moeten doen. Zorg er tenslotte voor dat mensen snel en overzichtelijk beschikken over de middelen en informatie die ze nodig hebben. Wil je wel eens geinspireerd worden hoe dat er uit zou kunnen zien? Kijk eens bij OneDesk Mobile en maak een afspraak voor een vrijblijvende inspiratiedemo.
