In de huidige digitale wereld barst het van de tools, apps en platforms. Toch worstelen veel organisaties nog altijd met de basis: een effectieve digitale werkplek. Want eerlijk is eerlijk: werken met de vele onderdelen van Microsoft 365 is voor veel medewerkers helemaal niet zo eenvoudig. Er zijn zóveel mogelijkheden dat de meeste mensen het overzicht verliezen. Met als gevolg: een wirwar aan bestanden, zoekgeraas naar informatie en een inbox die nooit leeg raakt.
Maar het kan anders. Veel beter zelfs. In deze blogserie neem ik je mee in hoe je met een slimme digitale werkplek – zoals OneDesk Mobile van Lemontree – niet alleen overzicht creëert, maar ook de betrokkenheid, productiviteit én het werkplezier van medewerkers verhoogt.
Waarom Microsoft 365 niet vanzelf werkt
Microsoft 365 is zonder twijfel een krachtige suite van tools. Teams, SharePoint, OneDrive, Outlook, Viva, Power BI, Planner – het lijkt wel of er voor iedere behoefte een tool is. Maar juist dát is het probleem. Zóveel keuze leidt tot chaos. Veel gebruikers weten simpelweg niet welke tool ze waarvoor moeten inzetten. Moet je nou bestanden delen via Teams, OneDrive of SharePoint? Wat is het verschil tussen Planner en To Do? Wanneer gebruik je Viva Engage? Zonder duidelijke richtlijnen en instructies blijft het gebruik beperkt tot een paar vertrouwde functies, terwijl de rest ongebruikt (en onbegrepen) blijft. Daar komt nog bij dat veel gebruikers vaak niet precies weten wat er allemaal kan met Microsoft365. Daardoor nemen ze bijvoorbeeld een betaald abonnement op een survey tool, terwijl je met Microsoft Forms al heel ver kunt komen om onderzoeken te doen.
Bedrijfsbeleid als onmisbare pijler
Daarom is een goed doordacht bedrijfsbeleid cruciaal. Je organisatie moet bepalen:
-
Welke tools in welke situaties worden ingezet
-
Hoe documenten worden opgeslagen en gedeeld
-
Hoe communicatiekanalen ingericht worden (denk aan Teams en Viva Engage)
-
Welke apps je wel en niet aanbiedt aan gebruikers
Dit is geen kwestie van ‘je moet gewoon even wennen’. Het vraagt om duidelijke keuzes, heldere instructies én begeleiding. Alleen zo benut je de kracht van Microsoft 365 op een gecontroleerde én veilige manier.
Personalisatie: Minder overload, meer relevantie
Een ander belangrijk aspect van een moderne digitale werkplek is personalisatie. Werknemers willen snel toegang tot de informatie en applicaties die voor hen relevant zijn. Niemand zit te wachten op een overload aan irrelevante berichten, meldingen en apps.
Met een werkplekoplossing als OneDesk Mobile personaliseer je de werkplek volledig:
-
Iedere medewerker ziet alleen de tools en informatie die voor hem of haar belangrijk zijn
-
Actuele interne berichten verschijnen op maat in de interface
-
Via slimme integraties zie je direct KPI’s of andere data die voor jou van belang zijn, bijvoorbeeld met Power BI
Zo wordt de digitale werkplek een échte cockpit: overzichtelijk, relevant en efficiënt.
Betrokkenheid & merkbeleving: Je organisatie als community
Een digitale werkplek moet méér zijn dan een vergaarbak van apps en bestanden. Het is dé plek waar je medewerkers betrekt bij wat er speelt in de organisatie. Denk aan:
-
Bedrijfsnieuws en belangrijke mededelingen
- Belangrijke agenda-items en evenementen
-
Successen en mijlpalen van teams
-
Inspirerende verhalen en initiatieven
Dit soort content kun je perfect integreren in OneDesk, waarmee je medewerkers niet alleen op de hoogte houdt, maar ook bijdraagt aan je interne merkbeleving en organisatiecultuur. Een krachtig hulpmiddel hiervoor is Viva Engage – dé social community module van Microsoft 365 – waarin je medewerkers eenvoudig laat meepraten, ideeën laat delen en samen successen viert.
Helaas wordt Viva Engage nog vaak onderschat of helemaal niet gebruikt. Dat is zonde, want het biedt juist laagdrempelige mogelijkheden om de betrokkenheid te vergroten.
Preview op Deel 2
In deel 2 zoomen we in op security
- Technische maatregelen op de werkplek
- Conditional Access
- Bewustwordingstrainingen bij de gebruikers
- Veilig printen
- Inloggen zonder gedoe
Preview op Deel 3
In deel3 van deze serie duiken we dieper in:
-
De kracht van een goede bedrijfszoekmachine
-
Slim informatie terugvinden met OneDesk Mobile
-
Persoonlijke dashboards met Power BI-integraties
-
Praktijkvoorbeelden van productiviteitsslagen
Zo ontdek je hoe je écht álle informatie binnen handbereik krijgt en grip houdt op de digitale chaos.
Meer weten over OneDesk Mobile?
Wil je meer weten over OneDesk Mobile kijk dan eens op de OneDesk Mobile pagina of op de pagina met demo’s. Of maak gewoon een afspraak, wel zo leuk en dan laten we je heel graag zien wat je allemaal kunt met OneDesk Mobile.
