We worden redelijk overspoeld met informatie als het gaat over onderwerpen als thuiswerken en hybride werken. Koppen als: ‘Jongeren werken liever op kantoor’, ‘Deels thuiswerken maakt werknemer gelukkiger’ en ‘werknemers vaker burn-out door thuiswerken en videobellen’ geven niet unaniem aan dat thuiswerken nou wel of niet een goed idee is. En dat zet te denken: is het nou zo belangrijk waar we werken? Of is het juist veel belangrijker dat we mensen goed faciliteren om te werken, te socializen en en hen goed te informeren? De digitale werkplek is in ieder geval een bijzonder geschikt medium om mensen veel meer te betrekken bij de organisatie en medewerkers mogelijkheden te geven om samen te werken.
Wat is het eerste dat je ziet… een bureaublad?
Even los van waar je werkt, wat zie je als je je computer opstart? Het bureaublad van Microsoft Windows of MacOSX? Best een gemiste kans! Want waarom staat daar geen bedrijfsinformatie. Iets leuks over nieuwe orders, welke projecten er lopen? Evenementen, trainingen die eraan komen, verjaardagen en jubilea? Of waarom staat er geen informatie over de missie van jouw organisatie en waar ‘we’ staan? En zo zijn er heel veel zaken te bedenken waarmee je mensen betrekt bij je merk, je organisatie en de gemeenschappelijke waarden die je wilt uitdragen. Gewoon via het meest gebruikte medium binnen jouw organisatie: de werkplek!
Is online vergaderen het antwoord op de vergaderkamer?
Ik las vanmorgen in een onderzoek van Memo2 in opdracht van Centraal Beheer dat een derde van de mensen tijdens een online vergadering ook andere dingen aan het doen zijn. Komt dat omdat we in vergaderingen teveel tijd uittrekken voor dingen die je ook op een andere manier kunt communiceren? Of komt het omdat de energie een beetje ontbreekt en mensen meer persoonlijk contact willen hebben? Microsoft gaf ruim een jaar geleden in het jaarlijks werktrendonderzoek al aan dat innovatie achteruitgaat op het moment dat mensen niet fysiek bij elkaar zitten om te innoveren. En dat mensen meer begeleiding en instructie nodig hebben als ze minder op kantoor zijn. Wellicht moeten we als we op andere plekken gaan werken niet proberen oude gewoontes in nieuwe zakken te doen, maar juist kijken naar nieuwe manieren om medewerkers te faciliteren, betrekken en informeren. En ook daarvoor geldt weer: waarom zou je dat niet doen via het meest gebruikte medium binnen jouw organisatie?
Personaliseren en relevant maken van de werkplek
Als je al het nieuws over hybride werken doorleest valt op dat er veel positieve en negatieve aspecten aanzitten. En als je de negatieve punten bekijkt valt op dat deze punten ontstaan omdat mensen dingen missen die ze op kantoor wel ‘beleven’. De sociale omgang met anderen, instructies en informatie, het grapje en leuke gesprekken bij de koffie en de vergadering waarbij je even dedicated met elkaar overlegt. En waarom zouden we al deze zaken niet ook gewoon naar de werkplek brengen. In Microsoft Viva kun je prima een soort ‘organisatie facebook’ inrichten en in een ‘bureaubladpagina’ kun je belangrijk nieuws, evenementen en lopende projecten in beeld brengen. Succesverhalen, relevante cijfers en statistieken over de voortgang, etc. etc. Daarmee wordt de werkplek een bron van informatie en inspiratie en lossen we een groot deel van ‘het niet betrokken zijn als je niet op kantoor bent’ op via de werkplek.
Daarbij is het wel belangrijk de werkplek dan te personaliseren en relevant te maken. Mensen willen dingen zien die voor hen belangrijk zijn op een manier die bij hen past. Dus informatie per afdeling en/of vestiging rekening houdend met welke informatie voor die persoon interessant is. En ook daarbinnen kun je dan weer personaliseren hoe je die informatie toont. In een tabel met cijfers, een video of een slideshow.
De werkplek anno nu
In een moderne werkplek zul je dus aandacht moeten geven aan het informeren, betrekken en faciliteren van mensen. Een one-fits-all werkplek gaat niet werken in een hybride werkomgeving, waarbij mensen thuis, op kantoor en bij klanten werken. Ze missen dan teveel ‘beleving’ en ‘het ons gevoel’. Mensen die al wat langer voor een organisatie werken komen daar beter mee weg omdat ze weten waar ze hun informatie moeten halen en omdat ze weten wat er van hen verwacht wordt. Jongeren en minder ervaren medewerkers hebben daar veel meer moeite mee. De werkplek gebruiken om iedereen te voorzien van leuke en belangrijke informatie is daarom niet meer een ‘nice to have’ maar een ‘must have’ als je waarde hecht aan merkbeleving, betrokken personeel en het halen van duidelijke doelen.
Daarnaast is het belangrijk om alle kennis en informatie die binnen de organisatie beschikbaar is eenvoudig en snel vindbaar te maken. Personeelshandboeken, regels, algemeen bruikbare informatie etc. moeten snel door iedereen te vinden zijn. Mensen zoeken wat af binnen een organisatie en veel informatie wordt opnieuw geproduceerd omdat men niet op de hoogte was dat iemand anders hier al wat voor had gemaakt. Een goede werkplek biedt hier een centrale en eenduidige portaal voor aan.
Beveiligen van informatie
En tenslotte worden er andere eisen gesteld aan de werkplek als het gaat om beveiliging als mensen hybride gaan werken. De mensen gaan immers vaker buiten het goed beveiligde organisatiedomein aan het werk. En daar waar je op kantoor waarschijnlijk complexe maatregelen hebt genomen om ongewenste buitenstaanders buiten te houden, zul je dit bij hybride werken dus op de werkplek moeten regelen. Dat betekent dat er gereedschappen op de werkplek moeten komen om in- en uitgaand verkeer te beveiligen. Maar ook dat er meer beleid moet worden gemaakt en uitgevoerd wat er met/op de werkplek wel en niet mag. En werkplekbeheer wordt belangrijker om het bepaalde beleid na te leven en toe te zien op de veiligheid van de werkplek.
De moderne werkplek van Lemontree
Al het hierboven genoemde komt samen in OneDesk Mobile. Een veilige, gepersonaliseerde werkplek waarbij je mensen betrekt en informeert. Waarbij mensen meekrijgen wat er allemaal speelt en belangrijk is, ook als ze even niet op kantoor zijn. En het mooie is dat OneDesk Mobile, gebouwd op Microsoft 365, al die functionaliteit al grotendeels kant en klaar in zich heeft, waardoor implementatie een kwestie van uren is in plaats van maanden of jaren. Kijk eens naar de OneDesk Mobile werkplek en naar de vele functies die deze werkplek biedt. En natuurlijk zijn we graag bereid je er meer over te vertellen. En te laten zien.
Aan de slag
Om mensen meer te betrekken en beter te faciliteren en informeren kun je uitstekend je digitale werkplek gebruiken.
- In plaats van te starten met een bureaublad kun je beter starten met een informatieve bedrijfspagina
- Houd mensen op de hoogte van belangrijke gebeurtenissen binnen de organisatie zoals orders, projecten, doelen en resultaten
- Personaliseer de werkplek, want daarmee wordt de werkplek relevanter en productiever
- Maak de werkplek leuk en zorg dat mensen ook de mogelijkheden hebben om sociaal betrokken te zijn
- Denk na over het doel en gewenste resultaat van online vergaderingen. Fysieke vergaderingen 1 op 1 vergangen door online meetings is geen goed idee.
- Denk om security als mensen buiten je bedrijfsnetwerk gaan werken.
Wil je meer weten, neem dan eens contact met ons op.
