Vanaf 1 juli 2025 zal Microsoft de gratis licenties voor Microsoft 365 Business Premium en Office 365 E1 voor non-profitorganisaties stopzetten. Deze beslissing, aangekondigd op 15 mei 2025, heeft aanzienlijke gevolgen voor duizenden goede doelen wereldwijd die afhankelijk zijn van deze ‘donatieprogramma’s’ voor hun digitale infrastructuur.
Wat verandert er?
Non-profitorganisaties die momenteel gebruikmaken van de gratis licenties voor Microsoft 365 Business Premium (gratis licenties beschikbaar voor maximaal 10 gebruikers) of Office 365 E1 zullen deze verliezen bij hun eerstvolgende verlengingsdatum na 1 juli 2025. Microsoft biedt echter nog steeds tot 300 gratis licenties voor Microsoft 365 Business Basic aan en kortingen tot 75% op andere Microsoft 365-aanbiedingen, waaronder Business Premium en Office 365 E1. Daarbij geldt echter wel dat charity instellingen een flinke korting krijgen op de Business Premium licenties (€ 5,10 in plaats van € 20,60 voor commerciële bedrijven). Dit maakt de financiële ‘schade’ van deze nieuwe maatregel redelijk beperkt.
Waarom deze wijziging?
Volgens Microsoft is het doel van deze wijziging om het aanbod te stroomlijnen en de toegang tot essentiële beveiligings- en productiviteitsoplossingen voor non-profitorganisaties te vereenvoudigen. Het bedrijf stelt dat de meeste non-profitorganisaties minder dan 300 werknemers hebben en dat Business Basic voldoende functionaliteit biedt voor hun behoeften.
Gevolgen voor non-profitorganisaties
De overgang van Business Premium naar Business Basic betekent dat organisaties bepaalde functies verliezen, zoals:
-
Desktopversies van Office-apps (Word, Excel, PowerPoint)
-
Geavanceerde beveiligings- en apparaatbeheerfuncties
-
Toegang tot Power Platform-tools zoals Power Apps en Power Automate
-
Uitgebreide e-mailarchivering en compliance-functies
Deze functies zijn essentieel voor organisaties die gevoelige gegevens beheren of geavanceerde samenwerkingstools nodig hebben.
Actie vereist
Non-profitorganisaties moeten vóór hun verlengingsdatum na 1 juli 2025 actie ondernemen om hun licenties te migreren naar een alternatief aanbod. Microsoft zal geen automatische overgang uitvoeren, en het niet tijdig migreren kan leiden tot verlies van toegang tot diensten en gegevens. Na het verlopen van de licentie hebben organisaties een respijtperiode van 30 dagen om toegang te behouden, gevolgd door een periode van 60 dagen waarin gegevens kunnen worden hersteld voordat ze permanent worden verwijderd.
Reacties uit de sector
De aankondiging heeft geleid tot bezorgdheid binnen de non-profitgemeenschap. Op forums uiten IT-beheerders hun zorgen over de impact van deze wijziging, vooral voor kleinere organisaties met beperkte budgetten. Sommige gebruikers wijzen op de extra kosten die gepaard gaan met het behouden van essentiële functies, terwijl anderen de korte termijn van de aankondiging bekritiseren.
Wat non profit organisaties nu kunnen doen
Non-profitorganisaties wordt geadviseerd om:
-
Hun huidige licentiegebruik te evalueren en te bepalen welke functies essentieel zijn.
-
Te overwegen welke gebruikers kunnen overstappen naar Business Basic en welke een betaalde licentie nodig hebben.
-
Tijdig de nodige wijzigingen aan te brengen via het Microsoft 365-beheercentrum om onderbrekingen te voorkomen.
Hoewel Microsoft alternatieven biedt, vereist deze overgang zorgvuldige planning en mogelijk extra middelen voor non-profitorganisaties. Het is essentieel dat organisaties proactief handelen om de continuïteit van hun diensten te waarborgen. Uiteraard helpt Lemontree hier graag bij.
Wanneer licenties via Lemontree afgenomen worden is er geen directe actie nodig. Bij een verlengvoorstel worden aanpassingen door ons meegenomen.
