door Peter Vos | 12 dec, 2019 | Nieuws |
Lemontree heeft al jaren een zeer succesvol werkplekconcept genaamd “OneDesk Mobile”. Deze werkplek is beschikbaar voor de zakelijke markt en heeft ook een (goedkopere) versie voor organisatie die een goed doel beogen. En omdat deze werkplek in positieve zin opvalt, gebruikers en ICT-ers beoordelen de werkplek met een 9.4, kwam Jeroen Smits van ICTTV.online Lemontree eens aan de tand voelen wat de moderne medewerkers van hun werkplek verwachten en waarom er meer bij een werkplek komt kijken dan het aanschaffen van een Office365 licentie. Aan het woord onze Tony en Sjoerd over functionaliteit, informatiebeveiliging, handige toepassingen en kosten van een moderne werkplek.
Bekijk hier de uitzending.
door Peter Vos | 13 mrt, 2018 | Blog |
Bijna iedereen heeft wel een computer op de werkplek. Maar hoe zorg je er met zo’n computerwerkplek nou echt voor dat mensen succesvol kunnen werken? En het verschil kunnen maken naar klanten? Het begint allemaal met een werkplek die het werken ondersteunt. Dat klonk logisch… en toch zien we vaak dat mensen een werkplek krijgen aangeboden die vol zit met veel te moeilijk te gebruiken onderdelen. En waar veel tijdsverspillers inzitten. Met een paar negatieve gevolgen:
- mensen zijn minder productief dan zou kunnen, ze zijn teveel tijd kwijt met dingen opzoeken en uitzoeken
- ze werken onvoldoende slim samen, waardoor ze niet het maximale uit de groep halen
- hergebruiken onvoldoende wat er al is gemaakt, waardoor klanten niet profiteren van uit het verleden geleerde
- het werkt net niet helemaal lekker op mobiele devices, waardoor onderweg of op andere locaties werken niet soepel gaat
- ze blijven werken hoe ze altijd hebben gewerkt en evolueren niet.
Niet heel erg als je een onderneming hebt die achter de troepen aan holt. Maar wel problematisch als je een sterke concurrentiepositie wilt innemen en een positief merkimago en een hoge klanttevredenheid wilt realiseren naar jouw klanten.
Daarom hieronder de vijf grootste fouten die men maakt op de werkplek:
1. Werken met Office 365 lost alles op
Als Gold partner van Microsoft bieden we jou natuurlijk supergraag Office 365 aan. We zijn ook echt van mening dat je met Office 365 hele mooie productiviteitsresultaten kunt halen. Maar Office 365 is geen complete werkplek. De meeste gebruikers weten niet wat je met Delve, Teams, PowerBI, SharePoint, Yammer en de vele andere gereedschappen kunt doen. En dat is de eerste veelgemaakte fout die we zien: bedrijven investeren in Office 365 maar maken dit niet eenvoudig voor de gebruiker. Het gevolg is dat deze middelen verkeerd of niet worden gebruikt, terwijl je er (a) wel voor betaald en (b) geweldige dingen mee kunt bereiken voor je onderneming. Zo kun je in teams geweldig samenwerken met collega’s en klanten. Maar als het niet handig en eenvoudig wordt ingericht, zullen de mensen er niet al teveel mee doen. Hetzelfde geldt voor Yammer. Een handig middel om de organisatie en/of afdelingen te informeren over bedrijfsnieuws en handige weetjes, maar dan moet het wel voor iedereen toegankelijk en bruikbaar zijn.
2. De mensen zoeken wel uit hoe alles werkt
In het verlengde van probleem 1 ligt het tweede probleem. Ach mijn mensen komen er wel uit! In de praktijk blijkt dat dit niet helemaal zo is, maar belangrijker is dat je veel functionaliteiten als individu niet kunt inrichten. Dit zal bedrijfsbreed moeten gebeuren zodat mensen er eenvoudig mee kunnen werken. In het voorbeeld van Teams en Yammer moet dit voor de gebruiker worden ingericht en eenvoudig (als een soort Facebook) worden aangeboden op de werkplek. Gebruikers werken vaak op verschillende manieren en daarmee dus langs elkaar heen. Ze redden zich dan met de geboden middelen, maar gebruiken ze onvoldoende om er echt productiviteits- en kwaliteitsvoordelen mee te halen. Datzelfde geldt voor een logische indeling voor bestanden, en daarmee komen we op het derde punt.
3. Mensen slaan alles vindbaar op
Je kent het vast wel… je collega is bezig geweest met een prachtig document waar jij, met een paar aanpassingen, hoge ogen mee kunt gooien bij jouw klant. Maar waar staat dat bestand. Na verschillende zoekpogingen en doorspitten van mappen geef je het op. Je probeert je collega nog te bellen, maar die is in bespreking. Nou ja, door tijdgebrek begin je maar aan een nieuw document op basis van wat slides, pagina’s en informatie die je bij andere klanten hebt gebruikt.
Het is een herkenbaar fenomeen en levert twee bijzonder vervelende gevolgen op: we verspillen tijd door niet slim te hergebruiken en we groeien niet in de kwaliteit naar klanten. Het slim nadenken over bestandsopslag in combinatie met werken in teams zorgt voor een hele eenvoudige manier om op te slaan en om terug te vinden. Maar dan moet het wel even goed ingeregeld worden.
Datzelfde geldt voor veel interne documenten. Kunt jij in no-time de bestanden van HR en finance terugvinden?
Een kleine test:
Zoek de volgende bestanden: je leasecontract, declaratieformulier, je verlofuren en je laatste loonstrook.
Zeg eens eerlijk: hoe lang was je hiermee bezig?
Hoeveel tijd had het gescheeld als dit soort documenten direct zichtbaar in een vooraf ingerichte interne webpagina staan?
4. We maken een ‘keurslijf werkplek’ dan heeft iedereen een prima omgeving
Wat je nog wel eens tegenkomt is de afgetimmerde werkplek. One fits all. Wel zo veilig, goedkoper te beheren en idiot proof. Klink goed vanuit ICT-perspectief en ook vanwege kostenoverwegingen zeker te verantwoorden. Maar mensen moeten functioneel hun werk kunnen doen en dat is voor een marketeer, een financieel medewerker, sales, HR of voor een klantenservice medewerker toch echt iedere keer heel anders. Om maar niet te spreken in branches als zorg, onderwijs, zakelijke dienstverlening of logistiek. De one fits all werkplek past meestal helemaal niet. Wat wel werkt is goede standaardoplossingen bedenken en die in een voor de medewerker aan te passen dashboard integreren. Daarmee kan een werknemer zelf zijn omgeving inrichten en tegelijkertijd gebruik maken van slim doordachte standaarden, waarmee hij/zij efficient kan samenwerken en de productiviteit kan verbeteren.
5. Mijn mensen hebben maximaal oog voor beveiliging en (AVG)wetgeving
Ongetwijfeld weten uw mensen alles van veilig werken en hebben ze multi-factor authenticatie zelf ingeregeld en alle informatie op hun werkplek ge-encrypted. Ze zullen zeker geen klantinformatie in de mail zetten en hebben een briljant wachtwoordenbeleid. Helaas leert de praktijk dat security op de meest pijnlijke manieren fout kan gaan. Daarom is er in een werkplekoplossing maximaal aandacht nodig voor zaken als malware, mobile device management, encryptie, MFA en een goed wachtwoordbeleid. En natuurlijk maatregelen om ongenode gebruikers en scripts buiten te laten. Een zeer belangrijk aspect van een moderne werkplek.
Bovenstaande punten kunnen worden opgelost met een goed werkplekconcept. Zo hebben wij met OneDesk Mobile goed nagedacht over een eenvoudig te gebruiken werkplek waarin standaarden zijn ingericht die heel veel tijd besparen en heel veilig werken. Dit concept kun jij gebruiken om bovenstaande pijnpunten op te lossen, maar je kunt je er natuurlijk ook door laten inspireren om je eigen productieve werkplek in te richten.
door Tony Johnson | 28 apr, 2016 | Blog |
Na vele gesprekken bij legio MKB bedrijven valt ons op dat IT vaak overeenkomstige uitdagingen heeft, waarbij vooral opvalt dat:
- Er geen plan aanwezig is wat er nou precies van IT wordt verwacht
- Hele standaard zaken te moeilijk worden aangevlogen, waardoor er onvoldoende kwaliteit wordt bereikt en de kosten te hoog zijn
- Er teveel wordt gestuurd op kosten en techniek en te weinig op het gewenste resultaat
In deze blog willen we u graag deelgenoot maken van onze bevindingen, in de hoop dat u er uw voordeel mee kunt doen.
Maak een foto van de toekomst
Wat ons het meeste opvalt als het gaat om automatisering binnen MKB – onze definitie is tussen de 20 en enkele honderden werkplekken – is dat er bijna nooit een duidelijk plan ligt wat er van IT wordt verwacht. Daarbij doel ik niet op een dik traditioneel technisch hoogstandje, maar wel op een plan waarin het ambitieniveau wordt uitgesproken en wordt vastgelegd hoe IT daadwerkelijk kan bijdragen aan de bedrijfsprocessen en welke doelstellingen hier voor de komende jaren aan gehangen worden. Door het ontbreken van zulke plannen worden veel keuzes gemaakt op basis van kosten en technisch aanwezige kennis. En dat is jammer, omdat er daarbij dus te weinig gebruikt wordt gemaakt van kwalitatieve doelstellingen waarmee een organisatie écht het onderscheid kan maken door gebruik te maken van de mogelijkheden van IT.
Onze tip is dan ook: maak een plan waarin u vastlegt wat IT moet bijdragen aan de organisatiedoelstellingen en hang hier zoveel mogelijk meetbare doelstellingen aan. Als u weet waar u functioneel naartoe wilt, wordt het veel eenvoudiger om te kijken wat u daarvoor nodig heeft en hoe u dit het beste kunt inrichten. En, veel belangrijker, kunt u het allerbeste uit IT halen om echt te profiteren.
Keep IT simple
Veel MKB bedrijven maken het zichzelf nog te lastig door zelf allerlei zaken te regelen die volledig functioneel af te nemen zijn vanuit de cloud. Vaak gaat dan de discussie over bijvoorbeeld Office 365, waarbij office, mail, agenda, communicatie en samenwerking prima geregeld zijn. Als tegenargument wordt dan vaak geopperd: ik heb office licenties en als ik niets doe ben ik dus veel goedkoper uit. Daar staat dan wel tegenover dat zo’n bedrijf flink investeert in Exchange functionaliteit, fileserver, back-up en ondersteuning van werkplekken. En als je deze tijd, investeringen en fte’s uitrekent laat het sommetje vaak een hele andere uitkomst zien.
Ons motto is: houd het simpel en gebruik de standaarden die er zijn. Natuurlijk blijven er vaak uitdagingen waarvoor creatieve oplossingen nodig zijn, maar doe dit alleen waar dat nodig is. Het zal u veel hoofdpijn en vervelende rekeningen schelen.
Stop met hokjesdenken
In het MKB zien we dat veel organisaties al zijn overgestapt op Office 365. Ook is het aantal bedrijven dat met hosted voice belt goed vertegenwoordigd. Toch hebben veel van deze bedrijven nog wel de uitdaging om het gebruik van de werkplek nog eenvoudiger te maken. Door bijvoorbeeld ervoor te zorgen dat er functioneel geen verschil meer is tussen vast en mobiel bellen, maar ook door ervoor te zorgen dat de computer volledig samenwerkt met telefonie. Dus dat Skype for business samenwerkt met de telefoon en dat je vanaf je computer kunt bellen en gebeld kan worden. En dat allemaal op 1 nummer. Pas dan ervaar je een werkplek die altijd en overal werkt en krijg je alles wat je nodig hebt vanuit één simpel te gebruiken oplossing. En het is voor de klant ook nog eens veel gemakkelijker om je te bereiken.
Daarnaast kan de werkplek ook flink vereenvoudigd worden door overal gemakkelijker bij te kunnen. Dus niet meer allerlei links naar online applicaties met dito login’s, maar gewoon 1x inloggen op uw werkplek en vervolgens door een eenvoudig openingsscherm overal bij kunnen.
Meer sturen op gewenste resultaat
IT en telefonie moeten ervoor zorgen dat uw medewerkers hun werk snel, nauwkeurig en klantvriendelijk kunnen uitvoeren. Daar moet dus de focus liggen als het gaat om het inrichten van de werkplek. Wat heeft iedereen hier voor nodig en hoe kunt u mensen goed laten (samen)werken om de productiviteit op te schroeven en de klanttevredenheid te verhogen? Deze vragen zou u op een rijtje moeten zetten en verwerken in het bij punt 1 genoemde plan. Kijkend naar de nieuwe generatie werkplekken heeft een goede werkplek ook belangrijke functie. Deze zogenaamde ‘Screenagers’ zijn gewend om op andere manieren samen te werken, liefst vrij te zijn in de keuze van hardware, veel meer online te communiceren en andere manieren van overleg te gebruiken dan de toch wel wat ouderwetse vergaderzaaltjes.
Kortom: een goede werkplek is niet alleen een werkplek die het doet en waar in principe ingrediënten inzitten die men nodig heeft. Een goede werkplek zorgt ervoor dat mensen sneller, beter en leuker hun werk kunnen doen.
Wilt u meer weten over een werkplek waarin functionele IT, telefonie en alle moderne mogelijkheden van online vergaderen samenkomen? Kijk eens bij OneDesk Mobile. Maar begin uiteraard eens met een goed IT Masterplan.
