door Tony Johnson | 28 apr, 2016 | Blog |
Na vele gesprekken bij legio MKB bedrijven valt ons op dat IT vaak overeenkomstige uitdagingen heeft, waarbij vooral opvalt dat:
- Er geen plan aanwezig is wat er nou precies van IT wordt verwacht
- Hele standaard zaken te moeilijk worden aangevlogen, waardoor er onvoldoende kwaliteit wordt bereikt en de kosten te hoog zijn
- Er teveel wordt gestuurd op kosten en techniek en te weinig op het gewenste resultaat
In deze blog willen we u graag deelgenoot maken van onze bevindingen, in de hoop dat u er uw voordeel mee kunt doen.
Maak een foto van de toekomst
Wat ons het meeste opvalt als het gaat om automatisering binnen MKB – onze definitie is tussen de 20 en enkele honderden werkplekken – is dat er bijna nooit een duidelijk plan ligt wat er van IT wordt verwacht. Daarbij doel ik niet op een dik traditioneel technisch hoogstandje, maar wel op een plan waarin het ambitieniveau wordt uitgesproken en wordt vastgelegd hoe IT daadwerkelijk kan bijdragen aan de bedrijfsprocessen en welke doelstellingen hier voor de komende jaren aan gehangen worden. Door het ontbreken van zulke plannen worden veel keuzes gemaakt op basis van kosten en technisch aanwezige kennis. En dat is jammer, omdat er daarbij dus te weinig gebruikt wordt gemaakt van kwalitatieve doelstellingen waarmee een organisatie écht het onderscheid kan maken door gebruik te maken van de mogelijkheden van IT.
Onze tip is dan ook: maak een plan waarin u vastlegt wat IT moet bijdragen aan de organisatiedoelstellingen en hang hier zoveel mogelijk meetbare doelstellingen aan. Als u weet waar u functioneel naartoe wilt, wordt het veel eenvoudiger om te kijken wat u daarvoor nodig heeft en hoe u dit het beste kunt inrichten. En, veel belangrijker, kunt u het allerbeste uit IT halen om echt te profiteren.
Keep IT simple
Veel MKB bedrijven maken het zichzelf nog te lastig door zelf allerlei zaken te regelen die volledig functioneel af te nemen zijn vanuit de cloud. Vaak gaat dan de discussie over bijvoorbeeld Office 365, waarbij office, mail, agenda, communicatie en samenwerking prima geregeld zijn. Als tegenargument wordt dan vaak geopperd: ik heb office licenties en als ik niets doe ben ik dus veel goedkoper uit. Daar staat dan wel tegenover dat zo’n bedrijf flink investeert in Exchange functionaliteit, fileserver, back-up en ondersteuning van werkplekken. En als je deze tijd, investeringen en fte’s uitrekent laat het sommetje vaak een hele andere uitkomst zien.
Ons motto is: houd het simpel en gebruik de standaarden die er zijn. Natuurlijk blijven er vaak uitdagingen waarvoor creatieve oplossingen nodig zijn, maar doe dit alleen waar dat nodig is. Het zal u veel hoofdpijn en vervelende rekeningen schelen.
Stop met hokjesdenken
In het MKB zien we dat veel organisaties al zijn overgestapt op Office 365. Ook is het aantal bedrijven dat met hosted voice belt goed vertegenwoordigd. Toch hebben veel van deze bedrijven nog wel de uitdaging om het gebruik van de werkplek nog eenvoudiger te maken. Door bijvoorbeeld ervoor te zorgen dat er functioneel geen verschil meer is tussen vast en mobiel bellen, maar ook door ervoor te zorgen dat de computer volledig samenwerkt met telefonie. Dus dat Skype for business samenwerkt met de telefoon en dat je vanaf je computer kunt bellen en gebeld kan worden. En dat allemaal op 1 nummer. Pas dan ervaar je een werkplek die altijd en overal werkt en krijg je alles wat je nodig hebt vanuit één simpel te gebruiken oplossing. En het is voor de klant ook nog eens veel gemakkelijker om je te bereiken.
Daarnaast kan de werkplek ook flink vereenvoudigd worden door overal gemakkelijker bij te kunnen. Dus niet meer allerlei links naar online applicaties met dito login’s, maar gewoon 1x inloggen op uw werkplek en vervolgens door een eenvoudig openingsscherm overal bij kunnen.
Meer sturen op gewenste resultaat
IT en telefonie moeten ervoor zorgen dat uw medewerkers hun werk snel, nauwkeurig en klantvriendelijk kunnen uitvoeren. Daar moet dus de focus liggen als het gaat om het inrichten van de werkplek. Wat heeft iedereen hier voor nodig en hoe kunt u mensen goed laten (samen)werken om de productiviteit op te schroeven en de klanttevredenheid te verhogen? Deze vragen zou u op een rijtje moeten zetten en verwerken in het bij punt 1 genoemde plan. Kijkend naar de nieuwe generatie werkplekken heeft een goede werkplek ook belangrijke functie. Deze zogenaamde ‘Screenagers’ zijn gewend om op andere manieren samen te werken, liefst vrij te zijn in de keuze van hardware, veel meer online te communiceren en andere manieren van overleg te gebruiken dan de toch wel wat ouderwetse vergaderzaaltjes.
Kortom: een goede werkplek is niet alleen een werkplek die het doet en waar in principe ingrediënten inzitten die men nodig heeft. Een goede werkplek zorgt ervoor dat mensen sneller, beter en leuker hun werk kunnen doen.
Wilt u meer weten over een werkplek waarin functionele IT, telefonie en alle moderne mogelijkheden van online vergaderen samenkomen? Kijk eens bij OneDesk Mobile. Maar begin uiteraard eens met een goed IT Masterplan.
door Tony Johnson | 19 nov, 2015 | Blog |
Gewapend met een computer, tablet, vaste telefoon en mobiele telefoons, kunnen we ons dagelijks werk prima doen. Steeds meer maken we gebruik van handige cloud applicaties, zoals evernote, dropbox, salesforce, office 365 en heel veel anderen. Maar er zit ook een keerzijde aan al deze fantastische devices en applicaties. De beheerbaarheid en – wellicht belangrijker – de bereikbaarheid, productiviteit en samenwerking binnen uw organisatie. Want hoe gaan al deze middelen bijdragen aan efficiëntie binnen uw organisatie en tevreden klanten?
Bereikbaarheid
Al deze mogelijkheden zorgen ervoor dat medewerkers wel over verschillende middelen beschikken, maar dat deze steeds meer ad-hoc worden ingezet om ons werk te doen. Natuurlijk is iedereen bereikbaar op z’n mobiele nummer, maar het is wel een beetje old-school dat mensen niet gewoon altijd en overal bereikbaar zijn op 1 nummer. Voor klanten zou dit wel zo klantvriendelijk zijn, maar ook voor medewerkers zou het handig zijn als ze snel via computer, telefoon en mobiel even snel een collega kunnen bellen zonder het hele arsenaal aan nummers, mailadressen en chatboxes af te werken. Datzelfde geldt voor conferencing. Vaak zijn er wel middelen beschikbaar (Skype, Skype for business, Lync, Goto Meeting etc), maar vaak zijn deze weer net niet geïntegreerd met andere werkplekfactoren, waardoor het – los van de professionaliteit – net niet samenwerkt met andere middelen om in een conference call goed samen te werken. De bereikbaarheid wordt door de vele mogelijkheden eigenlijk steeds lastiger. Moet een klant nu mailen, chatten, vast bellen, mobiel bellen of toch toch maar beter een terugbelverzoek achterlaten of de voicemail inspreken?
Productiviteit
In een productieve organisatie kunnen mensen intern goed en efficient samenwerken en kennis delen. En medewerkers kunnen professioneel communiceren en samenwerken met klanten om de klant steeds weer te bevestigen dat de keuze voor uw organisatie de juiste is. Maar hoe draagt uw ICT bij aan slimme manieren van werken waardoor mensen meer uit hun werkdag kunnen halen? Vaak zijn discussies over de werkplekomgeving erg technisch van aard. Maar zou het niet geweldig zijn als mensen niet alleen altijd en overal kunnen werken, maar vooral ook altijd en overal kunnen SAMENwerken! Dan is het wellicht helemaal niet handig om allerlei cloudapplicaties door elkaar te gebruiken, maar juist een slimme selectie te maken van applicaties, waarin mensen kennis kunnen delen, elkaars bestanden kunnen vinden en tegelijkertijd samen aan een document kunnen werken. Dan is het wel een voorwaarde dat alle documenten op één plek staan en er slimme technologie voor handen is om informatie vindbaar te maken.
Samenwerking
Zoals gezegd is goed samenwerken meer dan een scala aan applicaties en devices beschikbaar stellen. Het is belangrijker goed na te denken hoe documenten vindbaar zijn voor betrokken medewerkers en hoe collega’s en klanten slimmen gezamenlijk tot resultaten kunnen komen. Dit vraagt om handige mogelijkheden op de werkplek om snel en zonder drempels te kunnen communiceren, kennis te delen en te produceren. Kortom: om een uitgekiende werkplek, waarin samenwerken, communiceren en produceren goed geregeld is. Of iemand nu op het werk is, thuis of elders.
Centraliseren en professionaliseren
Het credo voor een functionele werkplek is dan ook om een werkplekomgeving te organiseren, waarmee mensen met volle focus op hun primaire activiteiten kunnen collaboreren met anderen. Of dit nu klanten zijn, (toe)leveranciers of collega’s. Daarvoor is het belangrijk om communicatie en samenwerkingstools te centraliseren. Niet meer een scala aan losstaande handige middelen, maar een uitgekiende set met functionaliteit waarmee je snel, eenvoudig en professioneel kunt overleggen, creëren en beslissen. Uw collega’s zullen hier veel tijd mee besparen en de klant zal u waarderen om uw pragmatische manier van werken.
Onze visie op de werkplek
Los van of u voorkeur heeft voor cloudoplossingen of een ‘eigen’ oplossing, vinden wij dat een goede werkplek een aantal zaken gemeen heeft:
- Een werkplek bestaat niet alleen uit techniek, maar vooral uit bereikbaarheid, functionaliteit, productiviteit en slim samenwerken.
- Medewerkers zijn op 1 nummer bereikbaar. Los van waar ze zijn en achter welk apparaat ze zitten.
- Mensen kunnen elkaars kennis en documenten snel en eenvoudig terugvinden, dit scheelt veel tijd aan zoeken en herproductie van zaken die er eigenlijk al waren
- De werkplek moet tijd besparen en geen tijd kosten. Daarom vinden wij dat een werkplek zo georganiseerd moet worden dat mensen heel eenvoudig bij middelen kunnen die hen functioneel helpt meer uit de dag te halen. Niets meer, niets minder.
- Medewerkers hoeven niet perse altijd in de auto te stappen en naar een klant te rijden. Ook voor een klant kan het veel tijd besparen en veel efficiënter werken om ‘online’ te overleggen. Zorg voor goede middelen om dit te realiseren. En uiteraard ook voor intern gebruik tussen collega’s.
- Zorg voor een zo klein mogelijk aantal applicaties, die breed gedragen worden binnen de organisatie en die bijdragen aan een hoge productiviteit. Waar applicaties ook staan (cloud of on-premise), zorg dat gebruikers hier direct en gemakkelijk bij kunnen.
- De organisatie van de werkplek moet zo eenvoudig mogelijk gebeuren zonder veel omkijken te hebben naar beheer, licenties, technische middelen en maatregelen en zonder lastige regels voor gebruikers.
Is dat niet een beetje utopisch?
Vindt u dat bovenstaande een schaap met vijf poten is? Of heeft u het gevoel dat het allemaal wat gemakkelijk klinkt maar in de praktijk veel lastiger is? Wij denken dat het meevalt. Om bovenstaande punten aan de voorkant goed te organiseren hebben we OneDesk Mobile ontwikkeld, waarin deze punten geregeld zijn. Binnen dit concept zijn de volgende zaken geregeld en heeft u geen omkijken naar technische zaken, licenties en extra activiteiten:
- Gebruikers dashboard om vanaf ieder willekeurig device bij alle gekozen applicaties te kunnen (zowel op uw locatie als in de cloud)
- De bekende office applicaties (Word, Excell, Powerpoint, Publisher, Outlook), die op vijf verschillende devices geïnstalleerd mogen worden. Daarnaast kan op computers van derden online worden gewerkt met deze applicaties.
- Opslag van persoonlijke en zakelijke data inclusief tooling om snel en gericht informatie van uzelf en van anderen te vinden
- Applicaties om (tegelijkertijd) samen te werken aan documenten, en online te overleggen inclusief audio/video conferencing
- Applicaties om in teams samen te werken en elkaar op de hoogte te houden van nuttige informatie en voortgang
- Mensen op 1 nummer bereikbaar op computer, vast, mobiel, tablet
- Onbeperkt vast en mobiel bellen en 4G data
- Integratie van telefonie in de werkplek (bellen vanuit applicaties)
- Beheer, updates en support
Wilt u eens doorpraten over de mogelijkheden van een dergelijk concept, of wilt u zelf een soortgelijk concept samenstellen en beheren? Wij helpen u graag met het maken van slimme keuzes waardoor u meer productiviteit uit uw organisatie haalt. En waarschijnlijk een stuk goedkoper dan uw huidige werkplekken (voor meer informatie over OneDesk Mobile klik hier)
Of maak een afspraak en wij laten u graag zien hoe de werkplek met geïntegreerde telefonie eruit ziet.
door Peter Vos | 20 aug, 2015 | Nieuws |
Lemontree wil graag erkende liefdadigheidsinstellingen helpen met hun mooie werk. Daarom willen we de OneDesk Mobile werkplek voor deze branche nog goedkoper aanbieden. Door gebruik te maken van speciale non profit licenties van Microsoft en door zelf een flinke duit in het zakje te doen wat betreft prijzen van uren, tooling en andere kosten, kunnen we OneDesk Mobile zeer scherp aanbieden, zonder ook maar enige concessie te doen aan de oplossing.
OneDesk Mobile is een complete werkplekoplossing, inclusief onbeperkt bellen en 4g internet, die zeer gebruikersvriendelijk en compleet is. In de werkplek zitten naast de gebruikelijke office applicaties ook samenwerkingstools, online vergaderfaciliteiten, social media tools, en handige hulpmiddelen waarmee werkplek en telefonie handig geïntegreerd worden. Hierdoor kunnen gebruikers eenvoudig vanaf de PC bellen, opnemen, personen bijschakelen en veel meer.
Door een eenvoudig gebruikersdashboard kan de medewerker altijd en overal vanaf ieder apparaat bij alle bestanden, mail, agenda, programma’s en telefoniemogelijkheden. In Nederland kan onbeperkt gebeld worden en is onbeperkt snel internet via 4G beschikbaar. Hierdoor zijn de kosten van IT- en telefonie volledig voorspelbaar. De werkplek voor goede doelen is al beschikbaar voor Euro 18 per medewerker per maand. Kijk hier voor meer informatie.
door Tony Johnson | 23 apr, 2015 | Nieuws |
Alphen aan de Rijn – 16 april 2015-04-16
Zakelijke gebruikers kunnen nu een volledig beheerde werkplek afnemen inclusief vast en mobiel bellen. Daarbij beschikt de werknemer over alle functionaliteitenvan een standaard werkplek – Office 365, Sharepoint, Exchange, data-opslag, samenwerkingstools en mogelijkheden om online te overleggen, samen te werken en te vergaderen – en over onbeperkt vast/mobiel bellen. Deze werkplek, die OneDesk Mobile wordt genoemd, werkt vanaf iedere willekeurige computer en vanaf mobiele apparaten. Ook is de werkplek eenvoudig te koppelen aan bedrijfsapplicaties die vanuit SaaS, datacenter of on-premise worden geleverd. De werkplek is beschikbaar vanaf tien werknemers.
Eenvoudig vanaf de ‘eigen’ computer
OneDesk Mobile wordt standaard geconfigureerd op de computer van de werknemer. Hiermee verandert er niets qua werken ten opzichte van de traditionele computer. De gebruiker beschikt over alle mogelijkheden die hij gewend is maar beschikt bovendien over mogelijkheden om samen te werken en online te overleggen (conferencing, videovergaderen en chatten). Met de OneDesk Mobile werkplek heeft de gebruiker ook het recht om office op vier andere apparaten te installeren en te gebruiken. De bedrijfsapplicaties komen net als in de oude situatie vanuit de SaaS leverancier, datacenter of vanaf de server die in het bedrijf staat. Ook biedt Lemontree verschillende mogelijkheden de bedrijfsapplicaties vanaf eigen online omgevingen beschikbaar te maken. Ook kan vanaf de computer worden getelefoneerd, wat eenvoudiger en sneller gaat dan bellen vanaf een telefoon.
Toegang vanaf computers van derden
De werknemers kunnen ook vanaf andere computers bij hun werkplek. Vanuit een hotel, internetcafe of computers van derden (denk ook aan roaming werkplekken). Met een eenvoudige toegangsportal kan de gebruiker inloggen en bij zijn/haar applicaties, bestanden, mail en andere persoonlijke zaken. Hierdoor is de werknemer niet afhankelijk van een specifiek apparaat en kan overal ter wereld op elk tijdstip van de dag het werk worden voortgezet.
Bellen en gebeld worden maar dan professioneel
In de werkplek is ook vaste en mobiele telefonie geregeld. Daarbij is de mobiele telefonie onderdeel van de telefooncentrale en beschikt deze ook over alle mogelijkheden van de centrale. Alle medewerkers zijn bereikbaar op hun ene vaste nummer op zowel vast, mobiel als op de PC. Hierdoor verbetert de bereikbaarheid van de medewerker enorm en kunnen klanten de persoon altijd op 1 nummer bellen. Ongeacht waar deze persoon is en hoe hij op dat moment bereikbaar is. Binnen de OneDesk Mobile werkplek zijn ook geen overwachte telefoonkosten meer. Alle vaste en mobiele nummers in Nederland kunnen onbeperkt worden gebeld en ook het dataverbruik is onbeperkt.
Kosten
De OneDesk Mobile werkplek is beschikbaar voor Euro 56 voor gebruikers die geen vaste telefoon meer nodig hebben en alle gesprekken met de mobiele telefoon afhandelen. Voor gebruikers die nog wel een vaste telefoon op hun bureau nodig hebben is de werkplek Euro 68,50.
“We merken dat veel bedrijven behoefte hebben aan een werkplek waarbij ‘ICT commodity’ uit de cloud komt. Veel bestaande cloudwerkplekken zorgen echter teveel voor een ‘keurslijf’ bij de gebruiker, waardoor er weinig controle meer is op de werkplek. Tevens is het vaak lastig om deze werkplek te koppelen met bedrijfsapplicaties en andere toepassingen. Met die gedachte als uitgangspunt hebben we OneDesk Mobile ontwikkeld. Een werkplek die alle voordelen van cloud biedt voor de algemene ICT zaken die iedereen moet hebben, maar de organisatie en de gebruiker verder vrij laat om de overige zaken te regelen.” Zegt Michiel Preymann. “Overal kunnen werken en kunnen samenwerken en communiceren, dat is het doel wat we voor ogen hebben. En dat voor een bedrag waar menig mobiele telefoonrekening overheen gaat.”
Inhoud van de werkplek
- Word, Excel, Powerpoint, Outlook, OneNote, Publisher, Lync
- Sharepoint en Exchange
- Office voor PC, Tablet en Mobile
- 1 Terrabyte dataopslag via Onedrive for business
- 10 GB en 500 MB per gebruiker teamopslag
- e-mail en agenda’s
- Online vergaderen
- Chat & Skype functionaliteit
- Yammer om in teams te communiceren
- Teamsites om samen te werken aan documenten
- Workspace 365 om eenvoudig toegang te krijgen tot alle gebruikersapplicaties en data
- Onbeperkt vast/mobiel bellen en onbeperkt dataverbruik
- Telefoontoolbar op de pc om snel en eenvoudig vanaf iedere lokatie te bellen
