Nico Adriaans Stichting
Nico Adriaans Stichting: OneDesk Mobile als de opstap naar een digitaal vaardiger organisatie
Ieder mens heeft behoefte aan een veilige plek waar hij of zij zich thuis kan voelen. De meeste mensen vinden die plek in hun directe omgeving, bij hun partner, in het gezin of de familie, of binnen een ander sociaal netwerk. Helaas zijn er nog steeds mensen, zeker binnen de anonimiteit van de grote steden, die dit moeten ontberen. De Nico Adriaans Stichting (ofwel NAS) zet zich in om deze kwetsbare mensen een veilige haven in Rotterdam te bieden. Zij accepteert hen zoals ze zijn en laat hen niet los. Een deel van hen heeft diverse hulpverleningstrajecten doorlopen zonder dat het ergens toe leidde. Dit frustreert en maakt machteloos, waardoor gedragsproblemen toenemen. Dit wordt ook wel de “entry-exit paradox” genoemd: het gedrag dat ertoe leidt dat je ergens recht op hebt en vaak tegelijkertijd tot gevolg heeft dat je van die diensten wordt uitgesloten. Met de aanpak en benadering van de NAS wordt die vicieuze cirkel doorbroken.
Bij de Nico Adriaans Stichting is betrouwbare en veilige informatievoorziening een vereiste om hun mooie werk te kunnen doen. Het werken met kwetsbare personen vraagt om betrouwbare en actuele informatie en tegelijkertijd moet de privacy en informatiebeveiliging bijzonder goed geregeld zijn. Omdat veel mensen binnen de organisatie niet bedreven zijn in het gebruik van ICT-middelen werd Lemontree gevraagd een gebruikersvriendelijke werkplek te ontwikkelen waarmee iedereen eenvoudig en eenduidig uit de voeten kan. Een digitale omgeving waarin mensen prettig kunnen werken, samenwerken en op de hoogte gehouden kunnen worden van nieuws uit de Stichting.
Aurora Weber is projectleider bij de stichting in Rotterdam. “We zijn in een periode van dertien jaar gegroeid van ongeveer veertig naar meer dan honderdveertig medewerkers. Inmiddels bestaat onze organisatie uit vier afdelingen: a. dag- en nachtopvang, b. beschermd wonen, c. ambulante woonbegeleiding & maatschappelijk werk, en d. activering & dagbesteding. De groep mensen aan wie we ondersteuning bieden is heel breed: van mensen die langdurig worstelen met een drugsverslaving voor wie afkicken geen optie meer is tot werkende mensen die na een echtscheiding geen huurwoning konden vinden en daardoor in de problemen zijn geraakt, van een bed, bad en brood voorziening voor uitgeprocedeerde asielzoekers tot aan dagbesteding voor mensen met een justitiële achtergrond”, vertelt Aurora.
Dit betekent dat het werk van de 140+ medewerkers heel divers is en er aan verschillende behoeften voldaan moet worden. Zo hebben alle kantoormedewerkers in ondersteunende functies een eigen werkplek op het hoofdkantoor en alle ambulante woonbegeleiders een laptop. Maar de meeste andere zorgverleners gebruiken helemaal geen computer of werken op een gedeelde computer die ergens in een kantoortje staat. Weber: “De kern in onze begeleiding is dat we proberen aan te sluiten bij de persoonlijke en vaak complexe leefwereld van onze cliënten. Waar andere zorgorganisaties vanuit een medisch dossier werken, draait het bij ons veel meer om persoonlijk contact maken. Dat maakt dat veel van onze medewerkers weinig affiniteit hebben met ICT.”
Gebruiksvriendelijk portaal
Toch zag Weber wel het nut in van betere digitale ondersteuning van NAS, niet alleen op kantoor maar ook in de zorgverlening. Ze startte een strenge selectieprocedure met als doel een leverancier te vinden die past bij de stichting en hen kan ondersteunen met ICT. Lemontree kwam als beste uit de selectie omdat het bedrijf een goed beveiligde en eenvoudig te gebruiken werkplek kan aanbieden voor goede doelen en zorginstellingen. “Voorheen betaalden we ons blauw aan licenties. Maar Lemontree wist dat er speciale tarieven zijn voor zorgorganisaties voor gebruik van Microsoft 365. Door daar gebruik van te maken, zijn we heel wat goedkoper uit.”
De nieuwe werkplekken hebben Microsoft Office 365 als basis. Daar omheen is een gebruiksvriendelijk portaal gecreëerd waarin medewerkers alles kunnen vinden wat ze nodig hebben om hun werk te doen. Bovenaan staan de nieuwsberichten van de stichting, waardoor medewerkers altijd op de hoogte zijn van actualiteiten en ontwikkelingen. In het onderdeel Weten & Regelen vinden ze allerhande informatie over het werken bij de stichting. In de widget ICT wordt alle informatie over de digitale werkplek uiteengezet. Via de portal kunnen ook de eigen handboeken over kwalitatief goede zorg erop worden nageslagen. En daarnaast biedt het toegang tot de applicaties die binnen NAS worden gebruikt. En heel belangrijk, de werkplekken worden voorzien van allerlei maatregelen, waardoor privacy en security aan hoge standaarden voldoen, waaronder de AVG/GDPR wetgeving.
Live tijdens de corona lockdown
De werkplekomgeving van de Nico Adriaans Stichting is opgeleverd op 16 maart 2020, de dag van dat Nederland in lockdown ging vanwege Covid-19. Weber had een trainingsprogramma opgesteld om medewerkers vertrouwd te maken met de nieuwe omgeving, maar die training kon vanwege de lockdown niet doorgaan. Voor de kantoormedewerkers was dat niet zo’n punt. “Zij zijn gewend om met computers om te gaan. Voor hen was het een uitkomst dat we live waren, omdat ze met OneDesk Mobile eenvoudig en heel veilig kunnen thuiswerken. Met de nieuwe laptops is dat al helemaal geen probleem meer, ze kunnen vanaf iedere plek met internettoegang inloggen op hun Nico Adriaans Portaal, waar ze alles overzichtelijk terugvinden. We onderhouden nu contact via Teams. Medewerkers hielpen elkaar om vertrouwd te raken met de nieuwe functionaliteiten. Dat lukte ook zonder training boven verwachting.”
Voor de zorgverleners lag dat anders. “De meesten zijn helemaal niet gewend om met een computer te werken. Gelukkig heeft NAS naast hele ervaren krachten ook jonge medewerkers in dienst die wél gewend zijn om met digitale tools om te gaan. “Zij hebben hun oudere collega’s fantastisch geholpen. Daardoor kunnen zij de registraties die ze verplicht zijn uit te voeren nu gewoon doen.”
Blij met de oplossing
De balans opmakend is Weber blij met OneDesk Mobile. “Voorheen kon je inloggen met iedere computer die je maar wilde, dat is niet altijd even veilig. Nu werken mensen op een door ons uitgegeven laptop die eerst moet worden herkend en erkend voordat je toegang krijgt. Dat is een enorme vooruitgang. Ook hebben we veel handige functionaliteit gekregen, zoals vergaderen via Teams en de nieuwsvoorziening in de portal, zodat niet iedereen nieuws gaat rondmailen aan de meer dan 140 medewerkers.”
Qua gebruikersadoptie moet er nog wel wat gebeuren. “We kunnen de balans nu nog niet zo goed opmaken. Er moeten nog enkele dingen worden aangepast en medewerkers moeten de werkplek echt nog beter leren kennen en gebruiken. Daar zullen we onze focus de komende periode op richten.”
