Thuiswerken, de één vindt het heerlijk, de ander kan niet wachten om weer naar kantoor te gaan. Wat je voorkeur ook is, werken kunnen we. Door Microsoft 365 kunnen we ons werk doen, communiceren en bestanden delen. Daarbij maakt het niet uit of we op kantoor zitten of thuis. En toch missen we wat. Het praatje in de wandelgangen, het vieren van die nieuwe order, de foute grap van je collega, weten wat er speelt bij anderen. En misschien missen we ook wel gewoon eens het gevoel dat we een organisatie zijn. Hoe voel jij je na een volle week thuiswerken? Tuurlijk zou je alle bovenstaande ‘uitdagingen’ kunnen oplossen door er een applicatie tegenover te zetten. Dan is de wandelgang Yammer, nieuwe orders zet je in Teams waar je via de chat ook kan delen wat er speelt en het organisatiegevoel krijg je toch als je weer eens een Teamssessie hebt gehad?
En toch voelen we allemaal wel aan dat er meer nodig is om het WIJ-gevoel, de sociale omgang en betrokkenheid goed in te vullen. En die betrokkenheid is juist zo belangrijk om medewerkers te verbinden en het maximale uit uw organisatie te halen. Vandaar eens een blog over de zakelijke en menselijke kant van IT. Ter lering en vermaak om wellicht nog eens kritisch naar jouw werkplek te kijken en mee te denken hoe dat misschien wel een beetje beter kan.
Een goede werkplek informeert
Ik heb heel wat IT werkplekoplossingen ervaren en helaas zijn de meesten die ik gezien heb vrij reactief. Informatie is beschikbaar als je ernaar zoekt. Maar hoe gaaf zou het zijn als je de werkplek opstart en je ziet direct het laatste nieuws van je organisatie, welke nieuwe klanten er zijn ‘gescoord’ en welke belangrijke gebeurtenissen er zijn in je branche of in de buurt. Er zijn heel veel manieren om informatie actief te pushen naar de werkplek, waardoor mensen op de hoogte zijn wat er speelt en veel belangrijker, betrokken zijn bij de actualiteit. Ik ben van mening dat voor velen het grootste nadeel van thuiswerken is dat ze het gevoel hebben informatie te missen. Waarom zou je de werkplek niet gebruiken om deze belangrijke informatie te tonen? Dat kan heel persoonlijk op basis van locatie, afdeling, functie maar natuurlijk ook voor iedereen.
Een goede werkplek organiseert kennis en maakt deze beschikbaar
Het belangrijkste bezit van veel organisaties is de kennis van de mensen die er werken. Deze kennis zit vaak verscholen in een wirwar aan directorystructuren. Zonder de betrokken personen is hun kennis slechts een enorme hoeveelheid gegevens. Een goede werkplek zou kennis moeten structureren en op een gebruikersvriendelijke manier beschikbaar en vindbaar maken. Net als we informatie zoeken in Google zouden we graag met geavanceerde zoekmachine in alle onderdelen van bedrijfsinformatie willen zoeken. En via een aantrekkelijke portal zou de werkplek kennis beschikbaar moeten maken, zodat deze slimmer gedeeld wordt. Gelukkig zijn er anno 2021 prachtige mogelijkheden om informatie te laten leven en op basis van persoonlijke eigenschappen op basis van relevantie naar voren te brengen.
Een goede werkplek is persoonlijk
Een heel belangrijke eigenschap van een werkplek is dat deze persoonlijk is. Een one-fits-all werkplek waarin mensen teveel applicaties, teveel informatie en teveel toeters en bellen zien is niet effectief en zeker niet uitnodigend. Daarom is het belangrijk om alle elementen van de werkplek op basis van persoonlijke eigenschappen te kunnen aanbieden. De marketeer zit niet te wachten op de boekhoudapplicatie en informatie over technische update van de printer. En de salesafdeling zit niet te wachten op een training ‘Programmeren van DevOps’. Een goede werkplek zorgt ervoor dat de gebruiker zelf (bijvoorbeeld op basis van Widgets) kan instellen wat hij/zij waar wil zien. Bovendien wordt alleen relevante informatie getoond. En dat kan met Active Directory, waarin heel veel persoonlijke eigenschappen staan ingesteld. Door de werkplek persoonlijk te maken wordt deze relevanter en leuker. Ik heb onlangs zelfs gezien dat een organisatie met ons OneDesk Mobile werkplek andere kleuren gebruikte voor verschillende afdelingen en bij de wat meer visuele mensen filmpjes toont, terwijl de wat meer lezende doelgroep meer tekstuele content krijgt voorgeschoteld. Daarnaast waren er verschillende feeds van externe bronnen ingesteld om relevant nieuws aan mensen met een specifieke functie te geven. Je zult versteld staan hoe eenvoudig dit is in te regelen.
Een goede werkplek brengt mensen samen
Tuurlijk Teams, Yammer en de telefoon zorgen ervoor dat we kunnen communiceren met elkaar. Maar het zijn redelijk reactieve middelen. Waarom niet meer doen met interactie door op de werkplek elementen aan te bieden waar mensen worden uitgenodigd om deel te nemen aan gesprekken? Of mensen via een eventmodule uitnodigen om deel te nemen aan inspiratiesessies, trainingen of discussies? Door mensen samen te brengen onstaan creatieve ideeën en zijn mensen weer betrokken bij wat er speelt binnen de organisatie. Dat begint met een vriendelijke groet in de morgen. En bijvoorbeeld kunnen zien wie er jarig zijn of andere bijzondere informatie. Maar bevat zeker ook de mogelijkheden om met anderen te converseren in een tijdlijn of groepsdiscussie. Een goede werkplek zorgt voor interactie en stimuleert de persoonlijke omgang van mensen.
Een goede werkplek stimuleert
Als je weet waar anderen mee bezig zijn kun je aanhaken, helpen en samenwerken. Een goede werkplek zorgt voor de beste teamprestaties. Dat kun je doen door mensen te betrekken bij projecten, evenementen en offertetrajecten. Een goede werkplek biedt niet alleen de mogelijkheid om in een team tot een prestatie te komen, maar stimuleert mensen om samen het beste te bereiken. Dat begint met overzicht, heldere taakverdeling, inzicht in planning en een aantrekkelijke manier waarop informatie wordt aangeboden.
Een goede werkplek maakt je dag leuker
Je zult het met me eens zijn dat een gelikte informatieve startpagina de dag leuker start dan een overzicht van applicaties. Meteen zien wat er gebeurt, wie er jarig is en welke orders er gevallen zijn zorgt ervoor dat de leuke momenten niet alleen op kantoor maar overal gevierd kunnen worden. De felicitatie, het compliment… zo leuk en zo belangrijk voor de groepscohesie. Een goede werkplek zorgt er mede voor dat je met veel plezier je werk doet. Hoe leuk is jouw werkplek?
Een goede werkplek maakt werken eenvoudiger
Een heel belangrijke functie van de werkplek is natuurlijk dat je je werk goed en snel kan doen. Daar zit wellicht de grootste winst voor de meeste werkplekken. We starten wat applicaties en tools op een dag om onze informatie uit te halen en in te vullen. Van mail naar agenda naar applicatie naar browser om vervolgens dit vele malen per dag te herhalen. Dan zou het toch mooi zijn als veel van deze informatie wordt samengebracht op één overzichtelijk punt. Met notificaties vanuit bedrijfsapplicaties als je aandacht voor iets wordt gevraagd. Een goede werkplek zorgt dat je informatie snel vindt en het gevoel hebt dat je niets mist.
Een goede werkplek krijgt aandacht
Als je mensen een fijne werkomgeving wilt bieden, moet je er ook aandacht aan geven. “Hier heb je een pc met al je applicaties en ik heb ook de printers voor je ingesteld en een virusscanner geïnstalleerd” is dan niet echt wat ik bedoel. Een goede werkplek wordt gevoed vanuit communicatie, personeelszaken, management en IT en wordt nauwkeurig ingericht om mensen te verbinden, te betrekken en te informeren. En uiteraard worden mensen ook vaardig gemaakt om de werkplek goed te gebruiken. Dat begint met heldere afspraken: wanneer werken we met welke samenwerkingsprogramma, waar delen we informatie, hoe gaan we om met beveiliging etc. etc.
Stel je ideale werkplek samen
Hoe ziet de ideale werkplek voor jouw organisatie eruit? Op basis van onze ‘stel je ideale werkplek samen’ workshop horen we altijd heel veel ‘aha’, ‘eureka’ en ‘nooit aan gedacht’ momenten. Dat begint vaak al met het delen van bedrijfsinformatie en leuke weetjes. Maar gaat ook vaak over belangrijke doelen en resultaten delen via PowerBI, zodat mensen iedere dag weer even stilstaan bij de ultieme ambitie. Wil je ook eens sparren over jouw werkplekconcept en/of de mogelijkheden? Vinden we superleuk… dus kom maar op!
