In de coronapandemie hebben we veel geleerd over nieuwe manieren van werken. Van het ene op het andere moment zaten we massaal thuis en ontdekten we de voor- en nadelen van ‘werken op afstand’. Veel mensen werken sindsdien meer thuis en tegelijkertijd vinden veel werknemers het fijn om weer naar kantoor te kunnen. Maar welke leerpunten moeten we vooral meenemen voor het bieden van een toekomstgerichte werkplek?
Microsoft deed onderzoek naar ‘hybride werken’ onder 30.000 werknemers en kwam met vijf opmerkelijke learnings. Als we werknemers een veilige en goede werkplek willen bieden, moeten we duidelijker definiëren hoe we willen dat mensen werken. Daarnaast moeten we hen goed faciliteren om veilig te werken en ook sociaal te betrekken bij de organisatie. De afgelopen jaren hebben de meeste mensen wel ervaren dat online werken technisch prima te doen is, maar dat we het sociale aspect van fysiek samenwerken wel missen.
Een veilige werkplek
In een tijd waarin kwaadwillenden voor een appel en een ei aanvalssoftware kunnen kopen, waarmee ze bedrijven bijvoorbeeld met ransomware kunnen aanvallen, is het belangrijk dat de werkplek veilig is. Onlangs toonde Microsoft in het ‘Cyber Signals’ onderzoek aan dat 78 procent van de bedrijven enkel gebruikmaakt van een login en wachtwoord. Het Nationaal Cyber Security Centrum kwam begin deze maand met een factsheet, waarin ze aangeeft dat inloggen met enkel een wachtwoord ronduit onveilig is. Een veilige werkplek moet dus niet alleen tweefactorauthenticatie hebben, maar moet ook beschikken over goed doordachte maatregelen om inkomende én uitgaande verkeerstromen te controleren. Bovendien moeten bedrijven een goede back-up hebben om in het geval van ransomware de gehele omgeving snel en doeltreffend weer beschikbaar te maken. Deze maatregelen lijken allemaal redelijk voor de hand te liggen. Toch hebben veel bedrijven dit niet goed geregeld. Met device management, MFA en een slimme set aan security- en back-up tools is de werkplek veilig en voorkomt u dat kwaadwillenden gemakkelijk binnenkomen in uw bedrijfsnetwerk. Dit aangevuld met bewustwordingsprogramma’s voor gebruikers helpt medewerkers om goed te begrijpen welke online handelingen verdacht zijn en voor welke veel voorkomende gevaren ze op hun hoede moeten zijn op de werkplek.
Medewerkers sociaal betrekken
De afgelopen jaren hebben tools als Microsoft Teams, Zoom en anderen een enorme groei gezien in het gebruik. We zijn met deze tools in staat om op afstand prima te vergaderen. Toch voelen veel mensen zich minder betrokken bij het bedrijf en hun collega’s. Daar is meer voor nodig. Een belangrijk onderdeel van werken is betrokken zijn bij het bedrijf, de medewerkers, ontwikkelingen en persoonlijke informatie. Daarom is het een belangrijk onderdeel van een goede werkplek om mensen te betrekken bij de organisatie en hen te voorzien van heldere informatievoorziening. Een bedrijfsportal dus waarop doelstellingen, relevante informatie, weetjes en feestmomenten staan. Pas als mensen, waar ze ook werken, echt helemaal op de hoogte zijn van alle relevante informatie en doelen, zullen ze zich betrokken voelen en meer op afstand kunnen werken.
Personaliseren
Een goede werkplek speelt in op iemands werkzaamheden. Zo zie je als je de werkplek start een omgeving die relevant is voor jou. Informatie over jouw vestiging, jouw afdeling, in jouw taal en alleen de applicaties en activiteiten die voor jou relevant zijn. In veel organisaties werkt men met een one-fits-all werkplek. Hoewel je hier technisch prima mee kan werken, willen we anno 2022 toch echt een meer gepersonaliseerde werkwijze. Dat betekent onder meer natuurlijk eenvoudige manieren om persoonlijk met collega’s, klanten en relaties te communiceren. Want de overvolle mailbox is voor veel vormen van communicatie minder geschikt en zeker niet het medium om bijvoorbeeld een goede vrijdagmiddaggrap te delen.
Bouwen of vertrouwen?
Het bieden van een goede werkplek is complex. Natuurlijk komen we met Microsoft 365 en enkele specifieke applicaties een heel eind. Maar waar we met z’n allen nu echt aan toe zijn, is een werkplek die veilig en persoonlijk is en die mensen verbindt met de organisatie. Er komt alleen veel bij kijken om dat te realiseren, zoals allerlei beveiligingsmaatregelen, gepersonaliseerde dashboards, intranet, vormgeving en identiteitsmanagement. Gelukkig zijn er oplossingen zoals OneDesk Mobile waarin al deze ingrediënten mooi samenkomen.
Wil jij je medewerkers een goede werkplek bieden? Maak eens een afspraak. We vertellen graag onze filosofie op sociaal, veilig en productief werken.
Deze column verscheen op 17 mei 2022 op ICT/Magazine
