Microsoft 365 en Teams zijn ontwikkeld om mensen te laten werken, samenwerken en leren. Vanuit Teams kunnen mensen online vergaderen, telefoneren, chatten, content delen en heel veel applicaties samenbrengen vanuit dezelfde gebruikerservaring ofwel User Experience (UX). In het najaar van 2020 zagen we het dagelijkse aantal actieve gebruikers van Microsoft Teams toenemen tot 115 miljoen. En genereerden gebruikers van Microsoft 365 wereldwijd op één dag meer dan 30 miljard samenwerkingsminuten door samen te communiceren, samen te werken en samen content te creëren.
Toch zien we ook dat mensen zich meer betrokken willen voelen, bij hun bedrijf, collega’s en sociale aspecten die ze normaal op kantoor voelen en thuis minder.
Organisaties besteden meer dan 250 miljard Euro per jaar om werknemers te ondersteunen en stimuleren: ontwikkeling en training, gezondheid en welzijn, een heel scala aan hardware en software om goed te kunnen werken. Toch is er meer nodig om mensen een geweldige gebruikerservaring te bieden. Daarom komt Microsoft met Viva: een EXP’s of Employee Experience Platforms. Een EXP levert digitale ondersteuning voor de systemen waarbinnen werknemers hun werk doen, en biedt mensen de vereiste middelen en support om in staat te zijn puik werk te leveren en te slagen, onafhankelijk van locatie.
Microsoft Viva
Microsoft Viva is een Employee Experience Platform voor het digitale tijdperk. Viva verenigt communicatie, kennis, leerprocessen, resources en inzichten in een geïntegreerde gebruikerservaring die werknemers en teams alle middelen geeft om vanaf elke locatie maximaal te presteren. Microsoft Viva bouwt voort op de brede mogelijkheden en de diepgang die Microsoft 365 biedt en die zich presenteren via Microsoft Teams en andere Microsoft 365-apps die mensen elke dag gebruiken. Microsoft Viva is ontworpen als een open en uitbreidbaar platform met een krachtig en steeds groeiend ecosysteem van partners. Het is eenvoudig te integreren met de systemen en tools die een organisatie al gebruikt. De integratie met tools en diensten levert een eenduidige en heldere gebruikerservaring in de workflow van de medewerkers die ermee werken.
Een nieuwe vorm van gebruikerservaring voor werknemers
Microsoft Viva bestaat uit vier modules: Connections, Insights, Topics en Learning. Hieronder een korte introductie.
Viva Connections
Uit onderzoek van Microsoft is gebleken dat bijna 60% van de werknemers zich sinds de omslag naar telewerk minder met hun team verbonden voelt. Het valt niet mee om de teamgeest te evenaren die we van kantoor, events en uitjes gewend zijn. Stel je eens in de plaats van een nieuwe medewerker die nog nooit op kantoor is geweest en nog geen enkele collega persoonlijk heeft ontmoet.
Viva Connections gebruik je via Teams en biedt één toegangspunt voor interne communicatie en betrokkenheid van werknemers. Beschouw het als de toegangspoort naar je digitale werkplek.
Viva Connections bouwt voort op Microsoft 365, en biedt een bedrijfsportal voor werknemers. Managers kunnen via personeelsmeetings (‘town halls’) contact leggen met hun mensen, en werknemers hebben toegang tot het hele pakket van bedrijfsnieuws, bedrijfsbeleid en bedrijfsvoordelen maar ook tot resourcegroepen of community’s waarvan ze deel willen uitmaken via integratie van Microsoft Viva met Yammer. Een persoonlijke toestroom en een dashboard helpen je alle nuttige en gewenste resources te vinden vanuit Viva en van andere apps in je digitale werkplek.
Viva Insights
Meer dan 30% van de werknemers dat de pandemie tot stress of zelfs tot burn-out verschijnselen leidt. Nooit eerder was het zó belangrijk mensen te helpen om alles even los te laten en maximaal te profiteren van hun kostbaarste bezit: hun tijd.
Via Teams krijg je toegang tot Viva Insights waarmee werknemers contact kunnen onderhouden met collega’s maar ook waken over de nodige rusttijd en tijd om te leren of te focussen. Ervaringen die Microsoft in de zomer al aankondigde – zoals Virtual commute en integratie met Headspace – zullen nu deel uitmaken van Microsoft Viva en vanaf de komende maanden beschikbaar worden gemaakt.
Voor managers biedt Viva Insights datagestuurde inzichten en aanbevelingen (met privacybescherming) ter bevordering van gezondheid en succes van hun teams. Zo kan Viva Insights een manager helpen na te gaan of een burn-out dreigt bij een team, en ook aanbevelingen leveren zoals het team aanmoedigen om meldingen uit te schakelen, agenda’s te blokkeren en dagelijkse prioriteiten in te stellen om te focussen op de meest relevante werkonderdelen.
Viva hanteert data en signalen vanuit Teams, Outlook en andere apps en diensten binnen Microsoft 365, maar bouwt ook voort op andere applicaties in een organisatie. Een klant kan gebruik maken van data vanuit tools van derden zoals Zoom, Workday en SAP SuccessFactors.
Om de privacy en de veiligheid te beschermen, gebruikt Viva de-identificatie en privacy. Dit betekent dat persoonlijke ‘insights’ enkel zichtbaar zijn voor de werknemer zelf. Insights voor managers en leaders worden gegenereerd met behulp van geaggregeerde en gede-identificeerde data.
Viva Learning
Een recent onderzoek van LinkedIn wees uit dat 94% van de werknemers langer in een bedrijf zou blijven als deze meer zou investeren iin een opleidings- en ontwikkelingsproces. Viva Learning helpt om van leren een natuurlijk aspect van de bedrijfscultuur én van de dagelijkse routine van elke werknemer te maken.
Met Viva Learning kunnen werknemers snel ontdekken wat er beschikbaar is op het gebied van kennisdelen, cursussen, opleidingen en microlearnings. Managers krijgen van hun kant de tools aangereikt die ze nodig hebben om leermogelijkheden toe te wijzen, na te gaan of cursussen zijn afgerond en op die manier een leercultuur te bevorderen.
Viva Learning creëert een centrale hub voor leren in Teams. Met behulp van Artificial Intelligence wordt de juiste inhoud op het juiste moment aangeboden. Hierbij wordt inhoud gebundeld van LinkedIn Learning, Microsoft Learn, de eigen content van de organisatie en opleidingen van vooraanstaande dienstverleners zoals Skillsoft, Coursera, Pluralsight en edX.
Viva Learning werkt ook met vooraanstaande leerbeheersystemen. Er zijn nu al partnerships met Cornerstone OnDemand, Saba en SAP SuccessFactors aanbieden. In de toekomst zullen er snel meer samenwerkingen volgen.
Viva Topics
Het valt niet altijd mee om een expert op specifieke gebieden te vinden, bedrijfsafkortingen te begrijpen of de juiste content te vinden. Dat geldt nog meer als je net nieuw bent of als ZZP-er of consultant wordt ingehuurd door een bedrijf. Uit onderzoek weten we dat mensen 7 weken per jaar spenderen aan het opzoeken of hersamenstellen van informatie!!!
Met Viva Topics beschik je over de kennis die ergens binnen de eigen organisatie circuleert, en verbindt mensen met die kennis via de applicaties die zij dagelijks gebruiken. Viva Topics kan gezien worden als een soort Wikipedia maar dan met AI voor jouw organisatie. Viva Topics gebruikt AI voor de automatische ordening van kennis en expertise binnen de hele organisatie en toont deze in relevante categorieën zoals ‘projecten’, ‘producten’, ‘processen’ en ‘klanten. Specialisten en kenniswerkers binnen het bedrijf kunnen helpen bij het beheren van de informatie in Topics door hun kennis te delen via eenvoudige, handig aan te passen webpagina’s die Topic Pages heten. Topics geeft een overzicht van content uit de Microsoft Cloud, maar ook informatie uit diensten van derden zoals ServiceNow en Salesforce. Het bouwt voort op integraties die worden ontwikkeld door partners zoals Accenture, BA Insight, Raytion en ClearPeople. Dankzij Graph connectors wordt het gemakkelijk om verbanden te leggen met nog meer content die werknemers mogelijk nuttig kunnen vinden.
OneDesk Mobile
Lemontree onderkent de sociale aspecten van de werkplek al veel langer. In 2018 introduceerden wij OneDesk mobile, waarin de werknemerservaring van Microsoft 365 enorm wordt verbeterd door mensen te verbinden via een employee experience platform. Hierbinnen bieden we bedrijfsnieuws, evenementen en sociale aspecten aan de werknemers waardoor ze betrokken worden bij hun bedrijf, kennis en hun collega’s. Meer weten over Microsoft Viva of OneDesk Mobile? We laten je heel graag de verschillende mogelijkheden zien.
