door Peter Vos | 20 sep, 2023 | Blog |
We worden redelijk overspoeld met informatie als het gaat over onderwerpen als thuiswerken en hybride werken. Koppen als: ‘Jongeren werken liever op kantoor’, ‘Deels thuiswerken maakt werknemer gelukkiger’ en ‘werknemers vaker burn-out door thuiswerken en videobellen’ geven niet unaniem aan dat thuiswerken nou wel of niet een goed idee is. En dat zet te denken: is het nou zo belangrijk waar we werken? Of is het juist veel belangrijker dat we mensen goed faciliteren om te werken, te socializen en en hen goed te informeren? De digitale werkplek is in ieder geval een bijzonder geschikt medium om mensen veel meer te betrekken bij de organisatie en medewerkers mogelijkheden te geven om samen te werken.
Wat is het eerste dat je ziet… een bureaublad?
Even los van waar je werkt, wat zie je als je je computer opstart? Het bureaublad van Microsoft Windows of MacOSX? Best een gemiste kans! Want waarom staat daar geen bedrijfsinformatie. Iets leuks over nieuwe orders, welke projecten er lopen? Evenementen, trainingen die eraan komen, verjaardagen en jubilea? Of waarom staat er geen informatie over de missie van jouw organisatie en waar ‘we’ staan? En zo zijn er heel veel zaken te bedenken waarmee je mensen betrekt bij je merk, je organisatie en de gemeenschappelijke waarden die je wilt uitdragen. Gewoon via het meest gebruikte medium binnen jouw organisatie: de werkplek!
Is online vergaderen het antwoord op de vergaderkamer?
Ik las vanmorgen in een onderzoek van Memo2 in opdracht van Centraal Beheer dat een derde van de mensen tijdens een online vergadering ook andere dingen aan het doen zijn. Komt dat omdat we in vergaderingen teveel tijd uittrekken voor dingen die je ook op een andere manier kunt communiceren? Of komt het omdat de energie een beetje ontbreekt en mensen meer persoonlijk contact willen hebben? Microsoft gaf ruim een jaar geleden in het jaarlijks werktrendonderzoek al aan dat innovatie achteruitgaat op het moment dat mensen niet fysiek bij elkaar zitten om te innoveren. En dat mensen meer begeleiding en instructie nodig hebben als ze minder op kantoor zijn. Wellicht moeten we als we op andere plekken gaan werken niet proberen oude gewoontes in nieuwe zakken te doen, maar juist kijken naar nieuwe manieren om medewerkers te faciliteren, betrekken en informeren. En ook daarvoor geldt weer: waarom zou je dat niet doen via het meest gebruikte medium binnen jouw organisatie?
Personaliseren en relevant maken van de werkplek
Als je al het nieuws over hybride werken doorleest valt op dat er veel positieve en negatieve aspecten aanzitten. En als je de negatieve punten bekijkt valt op dat deze punten ontstaan omdat mensen dingen missen die ze op kantoor wel ‘beleven’. De sociale omgang met anderen, instructies en informatie, het grapje en leuke gesprekken bij de koffie en de vergadering waarbij je even dedicated met elkaar overlegt. En waarom zouden we al deze zaken niet ook gewoon naar de werkplek brengen. In Microsoft Viva kun je prima een soort ‘organisatie facebook’ inrichten en in een ‘bureaubladpagina’ kun je belangrijk nieuws, evenementen en lopende projecten in beeld brengen. Succesverhalen, relevante cijfers en statistieken over de voortgang, etc. etc. Daarmee wordt de werkplek een bron van informatie en inspiratie en lossen we een groot deel van ‘het niet betrokken zijn als je niet op kantoor bent’ op via de werkplek.
Daarbij is het wel belangrijk de werkplek dan te personaliseren en relevant te maken. Mensen willen dingen zien die voor hen belangrijk zijn op een manier die bij hen past. Dus informatie per afdeling en/of vestiging rekening houdend met welke informatie voor die persoon interessant is. En ook daarbinnen kun je dan weer personaliseren hoe je die informatie toont. In een tabel met cijfers, een video of een slideshow.
De werkplek anno nu
In een moderne werkplek zul je dus aandacht moeten geven aan het informeren, betrekken en faciliteren van mensen. Een one-fits-all werkplek gaat niet werken in een hybride werkomgeving, waarbij mensen thuis, op kantoor en bij klanten werken. Ze missen dan teveel ‘beleving’ en ‘het ons gevoel’. Mensen die al wat langer voor een organisatie werken komen daar beter mee weg omdat ze weten waar ze hun informatie moeten halen en omdat ze weten wat er van hen verwacht wordt. Jongeren en minder ervaren medewerkers hebben daar veel meer moeite mee. De werkplek gebruiken om iedereen te voorzien van leuke en belangrijke informatie is daarom niet meer een ‘nice to have’ maar een ‘must have’ als je waarde hecht aan merkbeleving, betrokken personeel en het halen van duidelijke doelen.
Daarnaast is het belangrijk om alle kennis en informatie die binnen de organisatie beschikbaar is eenvoudig en snel vindbaar te maken. Personeelshandboeken, regels, algemeen bruikbare informatie etc. moeten snel door iedereen te vinden zijn. Mensen zoeken wat af binnen een organisatie en veel informatie wordt opnieuw geproduceerd omdat men niet op de hoogte was dat iemand anders hier al wat voor had gemaakt. Een goede werkplek biedt hier een centrale en eenduidige portaal voor aan.
Beveiligen van informatie
En tenslotte worden er andere eisen gesteld aan de werkplek als het gaat om beveiliging als mensen hybride gaan werken. De mensen gaan immers vaker buiten het goed beveiligde organisatiedomein aan het werk. En daar waar je op kantoor waarschijnlijk complexe maatregelen hebt genomen om ongewenste buitenstaanders buiten te houden, zul je dit bij hybride werken dus op de werkplek moeten regelen. Dat betekent dat er gereedschappen op de werkplek moeten komen om in- en uitgaand verkeer te beveiligen. Maar ook dat er meer beleid moet worden gemaakt en uitgevoerd wat er met/op de werkplek wel en niet mag. En werkplekbeheer wordt belangrijker om het bepaalde beleid na te leven en toe te zien op de veiligheid van de werkplek.
De moderne werkplek van Lemontree
Al het hierboven genoemde komt samen in OneDesk Mobile. Een veilige, gepersonaliseerde werkplek waarbij je mensen betrekt en informeert. Waarbij mensen meekrijgen wat er allemaal speelt en belangrijk is, ook als ze even niet op kantoor zijn. En het mooie is dat OneDesk Mobile, gebouwd op Microsoft 365, al die functionaliteit al grotendeels kant en klaar in zich heeft, waardoor implementatie een kwestie van uren is in plaats van maanden of jaren. Kijk eens naar de OneDesk Mobile werkplek en naar de vele functies die deze werkplek biedt. En natuurlijk zijn we graag bereid je er meer over te vertellen. En te laten zien.
Aan de slag
Om mensen meer te betrekken en beter te faciliteren en informeren kun je uitstekend je digitale werkplek gebruiken.
- In plaats van te starten met een bureaublad kun je beter starten met een informatieve bedrijfspagina
- Houd mensen op de hoogte van belangrijke gebeurtenissen binnen de organisatie zoals orders, projecten, doelen en resultaten
- Personaliseer de werkplek, want daarmee wordt de werkplek relevanter en productiever
- Maak de werkplek leuk en zorg dat mensen ook de mogelijkheden hebben om sociaal betrokken te zijn
- Denk na over het doel en gewenste resultaat van online vergaderingen. Fysieke vergaderingen 1 op 1 vergangen door online meetings is geen goed idee.
- Denk om security als mensen buiten je bedrijfsnetwerk gaan werken.
Wil je meer weten, neem dan eens contact met ons op.
door Peter Vos | 18 mei, 2022 | Blog |
In de coronapandemie hebben we veel geleerd over nieuwe manieren van werken. Van het ene op het andere moment zaten we massaal thuis en ontdekten we de voor- en nadelen van ‘werken op afstand’. Veel mensen werken sindsdien meer thuis en tegelijkertijd vinden veel werknemers het fijn om weer naar kantoor te kunnen. Maar welke leerpunten moeten we vooral meenemen voor het bieden van een toekomstgerichte werkplek?
Microsoft deed onderzoek naar ‘hybride werken’ onder 30.000 werknemers en kwam met vijf opmerkelijke learnings. Als we werknemers een veilige en goede werkplek willen bieden, moeten we duidelijker definiëren hoe we willen dat mensen werken. Daarnaast moeten we hen goed faciliteren om veilig te werken en ook sociaal te betrekken bij de organisatie. De afgelopen jaren hebben de meeste mensen wel ervaren dat online werken technisch prima te doen is, maar dat we het sociale aspect van fysiek samenwerken wel missen.
Een veilige werkplek
In een tijd waarin kwaadwillenden voor een appel en een ei aanvalssoftware kunnen kopen, waarmee ze bedrijven bijvoorbeeld met ransomware kunnen aanvallen, is het belangrijk dat de werkplek veilig is. Onlangs toonde Microsoft in het ‘Cyber Signals’ onderzoek aan dat 78 procent van de bedrijven enkel gebruikmaakt van een login en wachtwoord. Het Nationaal Cyber Security Centrum kwam begin deze maand met een factsheet, waarin ze aangeeft dat inloggen met enkel een wachtwoord ronduit onveilig is. Een veilige werkplek moet dus niet alleen tweefactorauthenticatie hebben, maar moet ook beschikken over goed doordachte maatregelen om inkomende én uitgaande verkeerstromen te controleren. Bovendien moeten bedrijven een goede back-up hebben om in het geval van ransomware de gehele omgeving snel en doeltreffend weer beschikbaar te maken. Deze maatregelen lijken allemaal redelijk voor de hand te liggen. Toch hebben veel bedrijven dit niet goed geregeld. Met device management, MFA en een slimme set aan security- en back-up tools is de werkplek veilig en voorkomt u dat kwaadwillenden gemakkelijk binnenkomen in uw bedrijfsnetwerk. Dit aangevuld met bewustwordingsprogramma’s voor gebruikers helpt medewerkers om goed te begrijpen welke online handelingen verdacht zijn en voor welke veel voorkomende gevaren ze op hun hoede moeten zijn op de werkplek.
Medewerkers sociaal betrekken
De afgelopen jaren hebben tools als Microsoft Teams, Zoom en anderen een enorme groei gezien in het gebruik. We zijn met deze tools in staat om op afstand prima te vergaderen. Toch voelen veel mensen zich minder betrokken bij het bedrijf en hun collega’s. Daar is meer voor nodig. Een belangrijk onderdeel van werken is betrokken zijn bij het bedrijf, de medewerkers, ontwikkelingen en persoonlijke informatie. Daarom is het een belangrijk onderdeel van een goede werkplek om mensen te betrekken bij de organisatie en hen te voorzien van heldere informatievoorziening. Een bedrijfsportal dus waarop doelstellingen, relevante informatie, weetjes en feestmomenten staan. Pas als mensen, waar ze ook werken, echt helemaal op de hoogte zijn van alle relevante informatie en doelen, zullen ze zich betrokken voelen en meer op afstand kunnen werken.
Personaliseren
Een goede werkplek speelt in op iemands werkzaamheden. Zo zie je als je de werkplek start een omgeving die relevant is voor jou. Informatie over jouw vestiging, jouw afdeling, in jouw taal en alleen de applicaties en activiteiten die voor jou relevant zijn. In veel organisaties werkt men met een one-fits-all werkplek. Hoewel je hier technisch prima mee kan werken, willen we anno 2022 toch echt een meer gepersonaliseerde werkwijze. Dat betekent onder meer natuurlijk eenvoudige manieren om persoonlijk met collega’s, klanten en relaties te communiceren. Want de overvolle mailbox is voor veel vormen van communicatie minder geschikt en zeker niet het medium om bijvoorbeeld een goede vrijdagmiddaggrap te delen.
Bouwen of vertrouwen?
Het bieden van een goede werkplek is complex. Natuurlijk komen we met Microsoft 365 en enkele specifieke applicaties een heel eind. Maar waar we met z’n allen nu echt aan toe zijn, is een werkplek die veilig en persoonlijk is en die mensen verbindt met de organisatie. Er komt alleen veel bij kijken om dat te realiseren, zoals allerlei beveiligingsmaatregelen, gepersonaliseerde dashboards, intranet, vormgeving en identiteitsmanagement. Gelukkig zijn er oplossingen zoals OneDesk Mobile waarin al deze ingrediënten mooi samenkomen.
Wil jij je medewerkers een goede werkplek bieden? Maak eens een afspraak. We vertellen graag onze filosofie op sociaal, veilig en productief werken.
Deze column verscheen op 17 mei 2022 op ICT/Magazine
door Peter Vos | 5 mei, 2021 | Blog |
Thuiswerken, de één vindt het heerlijk, de ander kan niet wachten om weer naar kantoor te gaan. Wat je voorkeur ook is, werken kunnen we. Door Microsoft 365 kunnen we ons werk doen, communiceren en bestanden delen. Daarbij maakt het niet uit of we op kantoor zitten of thuis. En toch missen we wat. Het praatje in de wandelgangen, het vieren van die nieuwe order, de foute grap van je collega, weten wat er speelt bij anderen. En misschien missen we ook wel gewoon eens het gevoel dat we een organisatie zijn. Hoe voel jij je na een volle week thuiswerken? Tuurlijk zou je alle bovenstaande ‘uitdagingen’ kunnen oplossen door er een applicatie tegenover te zetten. Dan is de wandelgang Yammer, nieuwe orders zet je in Teams waar je via de chat ook kan delen wat er speelt en het organisatiegevoel krijg je toch als je weer eens een Teamssessie hebt gehad?
En toch voelen we allemaal wel aan dat er meer nodig is om het WIJ-gevoel, de sociale omgang en betrokkenheid goed in te vullen. En die betrokkenheid is juist zo belangrijk om medewerkers te verbinden en het maximale uit uw organisatie te halen. Vandaar eens een blog over de zakelijke en menselijke kant van IT. Ter lering en vermaak om wellicht nog eens kritisch naar jouw werkplek te kijken en mee te denken hoe dat misschien wel een beetje beter kan.
Een goede werkplek informeert
Ik heb heel wat IT werkplekoplossingen ervaren en helaas zijn de meesten die ik gezien heb vrij reactief. Informatie is beschikbaar als je ernaar zoekt. Maar hoe gaaf zou het zijn als je de werkplek opstart en je ziet direct het laatste nieuws van je organisatie, welke nieuwe klanten er zijn ‘gescoord’ en welke belangrijke gebeurtenissen er zijn in je branche of in de buurt. Er zijn heel veel manieren om informatie actief te pushen naar de werkplek, waardoor mensen op de hoogte zijn wat er speelt en veel belangrijker, betrokken zijn bij de actualiteit. Ik ben van mening dat voor velen het grootste nadeel van thuiswerken is dat ze het gevoel hebben informatie te missen. Waarom zou je de werkplek niet gebruiken om deze belangrijke informatie te tonen? Dat kan heel persoonlijk op basis van locatie, afdeling, functie maar natuurlijk ook voor iedereen.
Een goede werkplek organiseert kennis en maakt deze beschikbaar
Het belangrijkste bezit van veel organisaties is de kennis van de mensen die er werken. Deze kennis zit vaak verscholen in een wirwar aan directorystructuren. Zonder de betrokken personen is hun kennis slechts een enorme hoeveelheid gegevens. Een goede werkplek zou kennis moeten structureren en op een gebruikersvriendelijke manier beschikbaar en vindbaar maken. Net als we informatie zoeken in Google zouden we graag met geavanceerde zoekmachine in alle onderdelen van bedrijfsinformatie willen zoeken. En via een aantrekkelijke portal zou de werkplek kennis beschikbaar moeten maken, zodat deze slimmer gedeeld wordt. Gelukkig zijn er anno 2021 prachtige mogelijkheden om informatie te laten leven en op basis van persoonlijke eigenschappen op basis van relevantie naar voren te brengen.
Een goede werkplek is persoonlijk
Een heel belangrijke eigenschap van een werkplek is dat deze persoonlijk is. Een one-fits-all werkplek waarin mensen teveel applicaties, teveel informatie en teveel toeters en bellen zien is niet effectief en zeker niet uitnodigend. Daarom is het belangrijk om alle elementen van de werkplek op basis van persoonlijke eigenschappen te kunnen aanbieden. De marketeer zit niet te wachten op de boekhoudapplicatie en informatie over technische update van de printer. En de salesafdeling zit niet te wachten op een training ‘Programmeren van DevOps’. Een goede werkplek zorgt ervoor dat de gebruiker zelf (bijvoorbeeld op basis van Widgets) kan instellen wat hij/zij waar wil zien. Bovendien wordt alleen relevante informatie getoond. En dat kan met Active Directory, waarin heel veel persoonlijke eigenschappen staan ingesteld. Door de werkplek persoonlijk te maken wordt deze relevanter en leuker. Ik heb onlangs zelfs gezien dat een organisatie met ons OneDesk Mobile werkplek andere kleuren gebruikte voor verschillende afdelingen en bij de wat meer visuele mensen filmpjes toont, terwijl de wat meer lezende doelgroep meer tekstuele content krijgt voorgeschoteld. Daarnaast waren er verschillende feeds van externe bronnen ingesteld om relevant nieuws aan mensen met een specifieke functie te geven. Je zult versteld staan hoe eenvoudig dit is in te regelen.
Een goede werkplek brengt mensen samen
Tuurlijk Teams, Yammer en de telefoon zorgen ervoor dat we kunnen communiceren met elkaar. Maar het zijn redelijk reactieve middelen. Waarom niet meer doen met interactie door op de werkplek elementen aan te bieden waar mensen worden uitgenodigd om deel te nemen aan gesprekken? Of mensen via een eventmodule uitnodigen om deel te nemen aan inspiratiesessies, trainingen of discussies? Door mensen samen te brengen onstaan creatieve ideeën en zijn mensen weer betrokken bij wat er speelt binnen de organisatie. Dat begint met een vriendelijke groet in de morgen. En bijvoorbeeld kunnen zien wie er jarig zijn of andere bijzondere informatie. Maar bevat zeker ook de mogelijkheden om met anderen te converseren in een tijdlijn of groepsdiscussie. Een goede werkplek zorgt voor interactie en stimuleert de persoonlijke omgang van mensen.
Een goede werkplek stimuleert
Als je weet waar anderen mee bezig zijn kun je aanhaken, helpen en samenwerken. Een goede werkplek zorgt voor de beste teamprestaties. Dat kun je doen door mensen te betrekken bij projecten, evenementen en offertetrajecten. Een goede werkplek biedt niet alleen de mogelijkheid om in een team tot een prestatie te komen, maar stimuleert mensen om samen het beste te bereiken. Dat begint met overzicht, heldere taakverdeling, inzicht in planning en een aantrekkelijke manier waarop informatie wordt aangeboden.
Een goede werkplek maakt je dag leuker
Je zult het met me eens zijn dat een gelikte informatieve startpagina de dag leuker start dan een overzicht van applicaties. Meteen zien wat er gebeurt, wie er jarig is en welke orders er gevallen zijn zorgt ervoor dat de leuke momenten niet alleen op kantoor maar overal gevierd kunnen worden. De felicitatie, het compliment… zo leuk en zo belangrijk voor de groepscohesie. Een goede werkplek zorgt er mede voor dat je met veel plezier je werk doet. Hoe leuk is jouw werkplek?
Een goede werkplek maakt werken eenvoudiger
Een heel belangrijke functie van de werkplek is natuurlijk dat je je werk goed en snel kan doen. Daar zit wellicht de grootste winst voor de meeste werkplekken. We starten wat applicaties en tools op een dag om onze informatie uit te halen en in te vullen. Van mail naar agenda naar applicatie naar browser om vervolgens dit vele malen per dag te herhalen. Dan zou het toch mooi zijn als veel van deze informatie wordt samengebracht op één overzichtelijk punt. Met notificaties vanuit bedrijfsapplicaties als je aandacht voor iets wordt gevraagd. Een goede werkplek zorgt dat je informatie snel vindt en het gevoel hebt dat je niets mist.
Een goede werkplek krijgt aandacht
Als je mensen een fijne werkomgeving wilt bieden, moet je er ook aandacht aan geven. “Hier heb je een pc met al je applicaties en ik heb ook de printers voor je ingesteld en een virusscanner geïnstalleerd” is dan niet echt wat ik bedoel. Een goede werkplek wordt gevoed vanuit communicatie, personeelszaken, management en IT en wordt nauwkeurig ingericht om mensen te verbinden, te betrekken en te informeren. En uiteraard worden mensen ook vaardig gemaakt om de werkplek goed te gebruiken. Dat begint met heldere afspraken: wanneer werken we met welke samenwerkingsprogramma, waar delen we informatie, hoe gaan we om met beveiliging etc. etc.
Stel je ideale werkplek samen
Hoe ziet de ideale werkplek voor jouw organisatie eruit? Op basis van onze ‘stel je ideale werkplek samen’ workshop horen we altijd heel veel ‘aha’, ‘eureka’ en ‘nooit aan gedacht’ momenten. Dat begint vaak al met het delen van bedrijfsinformatie en leuke weetjes. Maar gaat ook vaak over belangrijke doelen en resultaten delen via PowerBI, zodat mensen iedere dag weer even stilstaan bij de ultieme ambitie. Wil je ook eens sparren over jouw werkplekconcept en/of de mogelijkheden? Vinden we superleuk… dus kom maar op!
door Peter Vos | 1 feb, 2021 | Blog |
Werkplekken in de Cloud leveren is tegenwoordig technisch niet meer zo heel moeilijk. De grotere uitdaging is om voor sociale interactie te zorgen, waarmee mensen sociaal en productief met elkaar worden verbonden. Hoe zorg je ervoor dat er iets gebouwd wordt vanuit groepsdynamiek en dat van betekenis is voor iedereen? Zo’n werkplek, is een plek waar iedereen altijd op de hoogte is van het laatste nieuws, continu in contact is met collega’s en klanten en waar niemand vergeten wordt. Waarin mensen een centraal punt hebben waar ze worden verbonden met mensen, gebeurtenissen, nieuws, activiteiten en relevante werkzaamheden.
Een pittige klus
Mensen die ervaring hebben met het inrichten van de sociale aspecten van een werkplek weten dat het een pittige klus is. Zo moet je bijvoorbeeld iedereen meekrijgen met jouw idee, maar er ook voor zorgen dat de geboden content relevant en aantrekkelijk is voor collega’s. Het gaat om kennis delen, verbinden, samenwerken en elkaar willen versterken. Daarbij gaat het dus niet alleen om de techniek, maar wordt het succes vooral door de medewerkers zelf bepaald.
In 8 stappen naar een vijfsterren werkplek die medewerkers verbindt
In ons gratis whitepaper leest u onze learnings om in 8 duidelijke stappen tot een vijfsterren werkplek te komen. Een veilige werkplek waarmee mensen sociaal en productief worden verbonden en daardoor tot geweldige teamprestaties komen. Waarin mensen betrokken blijven bij uw bedrijf, uw klanten, projecten en tot elkaar. Een werkplek die niet alleen technisch wordt gevormd door ICT, maar in cocreatie met HR, communicatie, directie en gebruikers wordt samengesteld.
door Peter Vos | 12 dec, 2019 | Nieuws |
Lemontree heeft al jaren een zeer succesvol werkplekconcept genaamd “OneDesk Mobile”. Deze werkplek is beschikbaar voor de zakelijke markt en heeft ook een (goedkopere) versie voor organisatie die een goed doel beogen. En omdat deze werkplek in positieve zin opvalt, gebruikers en ICT-ers beoordelen de werkplek met een 9.4, kwam Jeroen Smits van ICTTV.online Lemontree eens aan de tand voelen wat de moderne medewerkers van hun werkplek verwachten en waarom er meer bij een werkplek komt kijken dan het aanschaffen van een Office365 licentie. Aan het woord onze Tony en Sjoerd over functionaliteit, informatiebeveiliging, handige toepassingen en kosten van een moderne werkplek.
Bekijk hier de uitzending.
door Peter Vos | 13 mrt, 2018 | Blog |
Bijna iedereen heeft wel een computer op de werkplek. Maar hoe zorg je er met zo’n computerwerkplek nou echt voor dat mensen succesvol kunnen werken? En het verschil kunnen maken naar klanten? Het begint allemaal met een werkplek die het werken ondersteunt. Dat klonk logisch… en toch zien we vaak dat mensen een werkplek krijgen aangeboden die vol zit met veel te moeilijk te gebruiken onderdelen. En waar veel tijdsverspillers inzitten. Met een paar negatieve gevolgen:
- mensen zijn minder productief dan zou kunnen, ze zijn teveel tijd kwijt met dingen opzoeken en uitzoeken
- ze werken onvoldoende slim samen, waardoor ze niet het maximale uit de groep halen
- hergebruiken onvoldoende wat er al is gemaakt, waardoor klanten niet profiteren van uit het verleden geleerde
- het werkt net niet helemaal lekker op mobiele devices, waardoor onderweg of op andere locaties werken niet soepel gaat
- ze blijven werken hoe ze altijd hebben gewerkt en evolueren niet.
Niet heel erg als je een onderneming hebt die achter de troepen aan holt. Maar wel problematisch als je een sterke concurrentiepositie wilt innemen en een positief merkimago en een hoge klanttevredenheid wilt realiseren naar jouw klanten.
Daarom hieronder de vijf grootste fouten die men maakt op de werkplek:
1. Werken met Office 365 lost alles op
Als Gold partner van Microsoft bieden we jou natuurlijk supergraag Office 365 aan. We zijn ook echt van mening dat je met Office 365 hele mooie productiviteitsresultaten kunt halen. Maar Office 365 is geen complete werkplek. De meeste gebruikers weten niet wat je met Delve, Teams, PowerBI, SharePoint, Yammer en de vele andere gereedschappen kunt doen. En dat is de eerste veelgemaakte fout die we zien: bedrijven investeren in Office 365 maar maken dit niet eenvoudig voor de gebruiker. Het gevolg is dat deze middelen verkeerd of niet worden gebruikt, terwijl je er (a) wel voor betaald en (b) geweldige dingen mee kunt bereiken voor je onderneming. Zo kun je in teams geweldig samenwerken met collega’s en klanten. Maar als het niet handig en eenvoudig wordt ingericht, zullen de mensen er niet al teveel mee doen. Hetzelfde geldt voor Yammer. Een handig middel om de organisatie en/of afdelingen te informeren over bedrijfsnieuws en handige weetjes, maar dan moet het wel voor iedereen toegankelijk en bruikbaar zijn.
2. De mensen zoeken wel uit hoe alles werkt
In het verlengde van probleem 1 ligt het tweede probleem. Ach mijn mensen komen er wel uit! In de praktijk blijkt dat dit niet helemaal zo is, maar belangrijker is dat je veel functionaliteiten als individu niet kunt inrichten. Dit zal bedrijfsbreed moeten gebeuren zodat mensen er eenvoudig mee kunnen werken. In het voorbeeld van Teams en Yammer moet dit voor de gebruiker worden ingericht en eenvoudig (als een soort Facebook) worden aangeboden op de werkplek. Gebruikers werken vaak op verschillende manieren en daarmee dus langs elkaar heen. Ze redden zich dan met de geboden middelen, maar gebruiken ze onvoldoende om er echt productiviteits- en kwaliteitsvoordelen mee te halen. Datzelfde geldt voor een logische indeling voor bestanden, en daarmee komen we op het derde punt.
3. Mensen slaan alles vindbaar op
Je kent het vast wel… je collega is bezig geweest met een prachtig document waar jij, met een paar aanpassingen, hoge ogen mee kunt gooien bij jouw klant. Maar waar staat dat bestand. Na verschillende zoekpogingen en doorspitten van mappen geef je het op. Je probeert je collega nog te bellen, maar die is in bespreking. Nou ja, door tijdgebrek begin je maar aan een nieuw document op basis van wat slides, pagina’s en informatie die je bij andere klanten hebt gebruikt.
Het is een herkenbaar fenomeen en levert twee bijzonder vervelende gevolgen op: we verspillen tijd door niet slim te hergebruiken en we groeien niet in de kwaliteit naar klanten. Het slim nadenken over bestandsopslag in combinatie met werken in teams zorgt voor een hele eenvoudige manier om op te slaan en om terug te vinden. Maar dan moet het wel even goed ingeregeld worden.
Datzelfde geldt voor veel interne documenten. Kunt jij in no-time de bestanden van HR en finance terugvinden?
Een kleine test:
Zoek de volgende bestanden: je leasecontract, declaratieformulier, je verlofuren en je laatste loonstrook.
Zeg eens eerlijk: hoe lang was je hiermee bezig?
Hoeveel tijd had het gescheeld als dit soort documenten direct zichtbaar in een vooraf ingerichte interne webpagina staan?
4. We maken een ‘keurslijf werkplek’ dan heeft iedereen een prima omgeving
Wat je nog wel eens tegenkomt is de afgetimmerde werkplek. One fits all. Wel zo veilig, goedkoper te beheren en idiot proof. Klink goed vanuit ICT-perspectief en ook vanwege kostenoverwegingen zeker te verantwoorden. Maar mensen moeten functioneel hun werk kunnen doen en dat is voor een marketeer, een financieel medewerker, sales, HR of voor een klantenservice medewerker toch echt iedere keer heel anders. Om maar niet te spreken in branches als zorg, onderwijs, zakelijke dienstverlening of logistiek. De one fits all werkplek past meestal helemaal niet. Wat wel werkt is goede standaardoplossingen bedenken en die in een voor de medewerker aan te passen dashboard integreren. Daarmee kan een werknemer zelf zijn omgeving inrichten en tegelijkertijd gebruik maken van slim doordachte standaarden, waarmee hij/zij efficient kan samenwerken en de productiviteit kan verbeteren.
5. Mijn mensen hebben maximaal oog voor beveiliging en (AVG)wetgeving
Ongetwijfeld weten uw mensen alles van veilig werken en hebben ze multi-factor authenticatie zelf ingeregeld en alle informatie op hun werkplek ge-encrypted. Ze zullen zeker geen klantinformatie in de mail zetten en hebben een briljant wachtwoordenbeleid. Helaas leert de praktijk dat security op de meest pijnlijke manieren fout kan gaan. Daarom is er in een werkplekoplossing maximaal aandacht nodig voor zaken als malware, mobile device management, encryptie, MFA en een goed wachtwoordbeleid. En natuurlijk maatregelen om ongenode gebruikers en scripts buiten te laten. Een zeer belangrijk aspect van een moderne werkplek.
Bovenstaande punten kunnen worden opgelost met een goed werkplekconcept. Zo hebben wij met OneDesk Mobile goed nagedacht over een eenvoudig te gebruiken werkplek waarin standaarden zijn ingericht die heel veel tijd besparen en heel veilig werken. Dit concept kun jij gebruiken om bovenstaande pijnpunten op te lossen, maar je kunt je er natuurlijk ook door laten inspireren om je eigen productieve werkplek in te richten.
door Tony Johnson | 26 jan, 2017 | Nieuws |
Een zeer gewaardeerde klant van Lemontree is Stichting ALS Nederland. Met heel veel plezier leveren we hier OneDesk mobile Charity. Maar veel interessanter is het verhaal achter de stichting. Gorrit-Jan Blonk, directeur-bestuurder van Stichting ALS Nederland, vertelt aan het personeel van Lemontree waar de stichting voor staat en waar ze mee bezig is.
ALS is een dodelijke zenuwspierziekte, waarvan de oorzaak onbekend is. Ook is er nog geen medicijn of aanpak om deze ziekte te vertragen of te verhelpen. In Nederland leiden ongeveer 1500 mensen aan deze ziekte. Hier komen jaarlijks ongeveer 500 nieuwe gevallen bij en sterven ongeveer 500 patiënten. Na de eerste symptomen is de levensverwachting ongeveer drie tot vijf jaar.
Stichting ALS Nederland bekostigt wetenschappelijk onderzoek, welke gedaan wordt bij het AMC en UMC. Samen vormen zij het ALS centrum, een belangrijke speler voor Stichting ALS Nederland. Uniek is ProjectMine, waarin DNA van ALS patiënten wordt vergeleken met niet ALS-ers. Men hoopt op deze manier verschillen te vinden in het DNA, waarmee een mogelijke behandeling of medicijn mogelijk wordt gemaakt.
Het doel van de stichting: het vinden van de oorzaak en daardoor ook mogelijke toekomstige behandeling van ALS en het stimuleren van verbeteringen in zorg en kwaliteit van leven voor de huidige ALS patienten.
Naast wetenschappelijk onderzoek wil Stichting ALS Nederland patiënten en hun direct liefhebbenden steunen in de tijd die zij nog hebben. Zo is er bijvoorbeeld ‘Stichting ALS op de weg’, welke helpt bij voorzieningen voor patienten om te voorkomen dat mensen hun bed, fiets of rolstoel krijgen op de begrafenis. Vaak worden deze voorzieningen via officiële instanties zo vertraagd geregeld dat het niet eens meer nodig is. ‘Stichting ALS op de weg’ zorgt dan ook adequaat voor voorzieningen, waardoor de patiënten snel en gericht worden geholpen.
Internationaal sterk tegen Amyotrofische Laterale Sclerose
Naast het nationale werk, werkt Stichting ALS Nederland internationaal nauw samen met de stichtingen in alle landen om onderzoeksresultaten en kennis uit te wisselen. Stichting ALS Nederland zit in het bestuur van deze internationale samenwerking en heeft hier een prominente rol. Eén keer per jaar wordt een groot congres georganiseerd waarin de landen hun voortgang en ideeën presenteren. Alles met één doel: een oplossing vinden voor deze dodelijke spierziekte.
ALS campagnes
Om al dit onderzoek en internationale samenwerkingen te bekostigen is natuurlijk veel geld nodig. Om die reden worden er veel activiteiten, campagnes en bijzondere evenementen georganiseerd. Enkele die je ongetwijfeld kent zijn:
- Amsterdam City swim
- Tour du ALS
- Ice Bucket challenge
- Swim for Tim
- Crawford beachvolleybal toernooi
- Rainbowrun
- Glazenhuis Gramsbergen
- ALS lenteloop
- Holland4ALS
Ook jij kunt helpen
Wilt u weten hoe u persoonlijk, met uw bedrijf, organisatie of school kunt bijdragen? Kijk eens op https://www.als.nl/doneren/wat-kunt-u-doen/.
door Tony Johnson | 28 apr, 2016 | Blog |
Na vele gesprekken bij legio MKB bedrijven valt ons op dat IT vaak overeenkomstige uitdagingen heeft, waarbij vooral opvalt dat:
- Er geen plan aanwezig is wat er nou precies van IT wordt verwacht
- Hele standaard zaken te moeilijk worden aangevlogen, waardoor er onvoldoende kwaliteit wordt bereikt en de kosten te hoog zijn
- Er teveel wordt gestuurd op kosten en techniek en te weinig op het gewenste resultaat
In deze blog willen we u graag deelgenoot maken van onze bevindingen, in de hoop dat u er uw voordeel mee kunt doen.
Maak een foto van de toekomst
Wat ons het meeste opvalt als het gaat om automatisering binnen MKB – onze definitie is tussen de 20 en enkele honderden werkplekken – is dat er bijna nooit een duidelijk plan ligt wat er van IT wordt verwacht. Daarbij doel ik niet op een dik traditioneel technisch hoogstandje, maar wel op een plan waarin het ambitieniveau wordt uitgesproken en wordt vastgelegd hoe IT daadwerkelijk kan bijdragen aan de bedrijfsprocessen en welke doelstellingen hier voor de komende jaren aan gehangen worden. Door het ontbreken van zulke plannen worden veel keuzes gemaakt op basis van kosten en technisch aanwezige kennis. En dat is jammer, omdat er daarbij dus te weinig gebruikt wordt gemaakt van kwalitatieve doelstellingen waarmee een organisatie écht het onderscheid kan maken door gebruik te maken van de mogelijkheden van IT.
Onze tip is dan ook: maak een plan waarin u vastlegt wat IT moet bijdragen aan de organisatiedoelstellingen en hang hier zoveel mogelijk meetbare doelstellingen aan. Als u weet waar u functioneel naartoe wilt, wordt het veel eenvoudiger om te kijken wat u daarvoor nodig heeft en hoe u dit het beste kunt inrichten. En, veel belangrijker, kunt u het allerbeste uit IT halen om echt te profiteren.
Keep IT simple
Veel MKB bedrijven maken het zichzelf nog te lastig door zelf allerlei zaken te regelen die volledig functioneel af te nemen zijn vanuit de cloud. Vaak gaat dan de discussie over bijvoorbeeld Office 365, waarbij office, mail, agenda, communicatie en samenwerking prima geregeld zijn. Als tegenargument wordt dan vaak geopperd: ik heb office licenties en als ik niets doe ben ik dus veel goedkoper uit. Daar staat dan wel tegenover dat zo’n bedrijf flink investeert in Exchange functionaliteit, fileserver, back-up en ondersteuning van werkplekken. En als je deze tijd, investeringen en fte’s uitrekent laat het sommetje vaak een hele andere uitkomst zien.
Ons motto is: houd het simpel en gebruik de standaarden die er zijn. Natuurlijk blijven er vaak uitdagingen waarvoor creatieve oplossingen nodig zijn, maar doe dit alleen waar dat nodig is. Het zal u veel hoofdpijn en vervelende rekeningen schelen.
Stop met hokjesdenken
In het MKB zien we dat veel organisaties al zijn overgestapt op Office 365. Ook is het aantal bedrijven dat met hosted voice belt goed vertegenwoordigd. Toch hebben veel van deze bedrijven nog wel de uitdaging om het gebruik van de werkplek nog eenvoudiger te maken. Door bijvoorbeeld ervoor te zorgen dat er functioneel geen verschil meer is tussen vast en mobiel bellen, maar ook door ervoor te zorgen dat de computer volledig samenwerkt met telefonie. Dus dat Skype for business samenwerkt met de telefoon en dat je vanaf je computer kunt bellen en gebeld kan worden. En dat allemaal op 1 nummer. Pas dan ervaar je een werkplek die altijd en overal werkt en krijg je alles wat je nodig hebt vanuit één simpel te gebruiken oplossing. En het is voor de klant ook nog eens veel gemakkelijker om je te bereiken.
Daarnaast kan de werkplek ook flink vereenvoudigd worden door overal gemakkelijker bij te kunnen. Dus niet meer allerlei links naar online applicaties met dito login’s, maar gewoon 1x inloggen op uw werkplek en vervolgens door een eenvoudig openingsscherm overal bij kunnen.
Meer sturen op gewenste resultaat
IT en telefonie moeten ervoor zorgen dat uw medewerkers hun werk snel, nauwkeurig en klantvriendelijk kunnen uitvoeren. Daar moet dus de focus liggen als het gaat om het inrichten van de werkplek. Wat heeft iedereen hier voor nodig en hoe kunt u mensen goed laten (samen)werken om de productiviteit op te schroeven en de klanttevredenheid te verhogen? Deze vragen zou u op een rijtje moeten zetten en verwerken in het bij punt 1 genoemde plan. Kijkend naar de nieuwe generatie werkplekken heeft een goede werkplek ook belangrijke functie. Deze zogenaamde ‘Screenagers’ zijn gewend om op andere manieren samen te werken, liefst vrij te zijn in de keuze van hardware, veel meer online te communiceren en andere manieren van overleg te gebruiken dan de toch wel wat ouderwetse vergaderzaaltjes.
Kortom: een goede werkplek is niet alleen een werkplek die het doet en waar in principe ingrediënten inzitten die men nodig heeft. Een goede werkplek zorgt ervoor dat mensen sneller, beter en leuker hun werk kunnen doen.
Wilt u meer weten over een werkplek waarin functionele IT, telefonie en alle moderne mogelijkheden van online vergaderen samenkomen? Kijk eens bij OneDesk Mobile. Maar begin uiteraard eens met een goed IT Masterplan.
door Tony Johnson | 19 nov, 2015 | Blog |
Gewapend met een computer, tablet, vaste telefoon en mobiele telefoons, kunnen we ons dagelijks werk prima doen. Steeds meer maken we gebruik van handige cloud applicaties, zoals evernote, dropbox, salesforce, office 365 en heel veel anderen. Maar er zit ook een keerzijde aan al deze fantastische devices en applicaties. De beheerbaarheid en – wellicht belangrijker – de bereikbaarheid, productiviteit en samenwerking binnen uw organisatie. Want hoe gaan al deze middelen bijdragen aan efficiëntie binnen uw organisatie en tevreden klanten?
Bereikbaarheid
Al deze mogelijkheden zorgen ervoor dat medewerkers wel over verschillende middelen beschikken, maar dat deze steeds meer ad-hoc worden ingezet om ons werk te doen. Natuurlijk is iedereen bereikbaar op z’n mobiele nummer, maar het is wel een beetje old-school dat mensen niet gewoon altijd en overal bereikbaar zijn op 1 nummer. Voor klanten zou dit wel zo klantvriendelijk zijn, maar ook voor medewerkers zou het handig zijn als ze snel via computer, telefoon en mobiel even snel een collega kunnen bellen zonder het hele arsenaal aan nummers, mailadressen en chatboxes af te werken. Datzelfde geldt voor conferencing. Vaak zijn er wel middelen beschikbaar (Skype, Skype for business, Lync, Goto Meeting etc), maar vaak zijn deze weer net niet geïntegreerd met andere werkplekfactoren, waardoor het – los van de professionaliteit – net niet samenwerkt met andere middelen om in een conference call goed samen te werken. De bereikbaarheid wordt door de vele mogelijkheden eigenlijk steeds lastiger. Moet een klant nu mailen, chatten, vast bellen, mobiel bellen of toch toch maar beter een terugbelverzoek achterlaten of de voicemail inspreken?
Productiviteit
In een productieve organisatie kunnen mensen intern goed en efficient samenwerken en kennis delen. En medewerkers kunnen professioneel communiceren en samenwerken met klanten om de klant steeds weer te bevestigen dat de keuze voor uw organisatie de juiste is. Maar hoe draagt uw ICT bij aan slimme manieren van werken waardoor mensen meer uit hun werkdag kunnen halen? Vaak zijn discussies over de werkplekomgeving erg technisch van aard. Maar zou het niet geweldig zijn als mensen niet alleen altijd en overal kunnen werken, maar vooral ook altijd en overal kunnen SAMENwerken! Dan is het wellicht helemaal niet handig om allerlei cloudapplicaties door elkaar te gebruiken, maar juist een slimme selectie te maken van applicaties, waarin mensen kennis kunnen delen, elkaars bestanden kunnen vinden en tegelijkertijd samen aan een document kunnen werken. Dan is het wel een voorwaarde dat alle documenten op één plek staan en er slimme technologie voor handen is om informatie vindbaar te maken.
Samenwerking
Zoals gezegd is goed samenwerken meer dan een scala aan applicaties en devices beschikbaar stellen. Het is belangrijker goed na te denken hoe documenten vindbaar zijn voor betrokken medewerkers en hoe collega’s en klanten slimmen gezamenlijk tot resultaten kunnen komen. Dit vraagt om handige mogelijkheden op de werkplek om snel en zonder drempels te kunnen communiceren, kennis te delen en te produceren. Kortom: om een uitgekiende werkplek, waarin samenwerken, communiceren en produceren goed geregeld is. Of iemand nu op het werk is, thuis of elders.
Centraliseren en professionaliseren
Het credo voor een functionele werkplek is dan ook om een werkplekomgeving te organiseren, waarmee mensen met volle focus op hun primaire activiteiten kunnen collaboreren met anderen. Of dit nu klanten zijn, (toe)leveranciers of collega’s. Daarvoor is het belangrijk om communicatie en samenwerkingstools te centraliseren. Niet meer een scala aan losstaande handige middelen, maar een uitgekiende set met functionaliteit waarmee je snel, eenvoudig en professioneel kunt overleggen, creëren en beslissen. Uw collega’s zullen hier veel tijd mee besparen en de klant zal u waarderen om uw pragmatische manier van werken.
Onze visie op de werkplek
Los van of u voorkeur heeft voor cloudoplossingen of een ‘eigen’ oplossing, vinden wij dat een goede werkplek een aantal zaken gemeen heeft:
- Een werkplek bestaat niet alleen uit techniek, maar vooral uit bereikbaarheid, functionaliteit, productiviteit en slim samenwerken.
- Medewerkers zijn op 1 nummer bereikbaar. Los van waar ze zijn en achter welk apparaat ze zitten.
- Mensen kunnen elkaars kennis en documenten snel en eenvoudig terugvinden, dit scheelt veel tijd aan zoeken en herproductie van zaken die er eigenlijk al waren
- De werkplek moet tijd besparen en geen tijd kosten. Daarom vinden wij dat een werkplek zo georganiseerd moet worden dat mensen heel eenvoudig bij middelen kunnen die hen functioneel helpt meer uit de dag te halen. Niets meer, niets minder.
- Medewerkers hoeven niet perse altijd in de auto te stappen en naar een klant te rijden. Ook voor een klant kan het veel tijd besparen en veel efficiënter werken om ‘online’ te overleggen. Zorg voor goede middelen om dit te realiseren. En uiteraard ook voor intern gebruik tussen collega’s.
- Zorg voor een zo klein mogelijk aantal applicaties, die breed gedragen worden binnen de organisatie en die bijdragen aan een hoge productiviteit. Waar applicaties ook staan (cloud of on-premise), zorg dat gebruikers hier direct en gemakkelijk bij kunnen.
- De organisatie van de werkplek moet zo eenvoudig mogelijk gebeuren zonder veel omkijken te hebben naar beheer, licenties, technische middelen en maatregelen en zonder lastige regels voor gebruikers.
Is dat niet een beetje utopisch?
Vindt u dat bovenstaande een schaap met vijf poten is? Of heeft u het gevoel dat het allemaal wat gemakkelijk klinkt maar in de praktijk veel lastiger is? Wij denken dat het meevalt. Om bovenstaande punten aan de voorkant goed te organiseren hebben we OneDesk Mobile ontwikkeld, waarin deze punten geregeld zijn. Binnen dit concept zijn de volgende zaken geregeld en heeft u geen omkijken naar technische zaken, licenties en extra activiteiten:
- Gebruikers dashboard om vanaf ieder willekeurig device bij alle gekozen applicaties te kunnen (zowel op uw locatie als in de cloud)
- De bekende office applicaties (Word, Excell, Powerpoint, Publisher, Outlook), die op vijf verschillende devices geïnstalleerd mogen worden. Daarnaast kan op computers van derden online worden gewerkt met deze applicaties.
- Opslag van persoonlijke en zakelijke data inclusief tooling om snel en gericht informatie van uzelf en van anderen te vinden
- Applicaties om (tegelijkertijd) samen te werken aan documenten, en online te overleggen inclusief audio/video conferencing
- Applicaties om in teams samen te werken en elkaar op de hoogte te houden van nuttige informatie en voortgang
- Mensen op 1 nummer bereikbaar op computer, vast, mobiel, tablet
- Onbeperkt vast en mobiel bellen en 4G data
- Integratie van telefonie in de werkplek (bellen vanuit applicaties)
- Beheer, updates en support
Wilt u eens doorpraten over de mogelijkheden van een dergelijk concept, of wilt u zelf een soortgelijk concept samenstellen en beheren? Wij helpen u graag met het maken van slimme keuzes waardoor u meer productiviteit uit uw organisatie haalt. En waarschijnlijk een stuk goedkoper dan uw huidige werkplekken (voor meer informatie over OneDesk Mobile klik hier)
Of maak een afspraak en wij laten u graag zien hoe de werkplek met geïntegreerde telefonie eruit ziet.
door Peter Vos | 20 aug, 2015 | Nieuws |
Lemontree wil graag erkende liefdadigheidsinstellingen helpen met hun mooie werk. Daarom willen we de OneDesk Mobile werkplek voor deze branche nog goedkoper aanbieden. Door gebruik te maken van speciale non profit licenties van Microsoft en door zelf een flinke duit in het zakje te doen wat betreft prijzen van uren, tooling en andere kosten, kunnen we OneDesk Mobile zeer scherp aanbieden, zonder ook maar enige concessie te doen aan de oplossing.
OneDesk Mobile is een complete werkplekoplossing, inclusief onbeperkt bellen en 4g internet, die zeer gebruikersvriendelijk en compleet is. In de werkplek zitten naast de gebruikelijke office applicaties ook samenwerkingstools, online vergaderfaciliteiten, social media tools, en handige hulpmiddelen waarmee werkplek en telefonie handig geïntegreerd worden. Hierdoor kunnen gebruikers eenvoudig vanaf de PC bellen, opnemen, personen bijschakelen en veel meer.
Door een eenvoudig gebruikersdashboard kan de medewerker altijd en overal vanaf ieder apparaat bij alle bestanden, mail, agenda, programma’s en telefoniemogelijkheden. In Nederland kan onbeperkt gebeld worden en is onbeperkt snel internet via 4G beschikbaar. Hierdoor zijn de kosten van IT- en telefonie volledig voorspelbaar. De werkplek voor goede doelen is al beschikbaar voor Euro 18 per medewerker per maand. Kijk hier voor meer informatie.
